Отчет менеджера

Отчет менеджера собирает главные цифры по работе отеля за нужный период или сразу за несколько периодов, чтобы сравнить их между собой. Он показывает, сколько номеров было в наличии, сколько из них продали, какая была загрузка, сколько гостей заехало и выехало, сколько отель заработал, получил оплатами и вернул. Это основной инструмент для анализа того, как отель отработал период.

Где найти отчет

Отчет находится в личном кабинете, в разделе «Отчеты и статистика» → «Отчет менеджера» (открыть в личном кабинете).

Как выглядит страница отчета

Наверху страницы — панель с настройками: название отчета, кнопка «Экспорт в XLSX», короткая подсказка о том, для чего нужен отчет, поля для выбора периода, кнопки «Сформировать отчет» и «Сбросить фильтры», а также кнопка «Вид».

Отчет можно строить сразу по нескольким периодам — до 10 одновременно. Например, чтобы сравнить показатели этого года и прошлого. У каждого периода — своя дата начала и дата окончания.

Как выбрать период

У каждого периода два поля: «Начало периода» и «Конец периода». Дата выбирается через календарь — для каждого поля он открывается отдельно.

Обе даты — и начала, и окончания — засчитываются в отчет целиком. Например, период с 1 по 5 марта — это 5 дней, а не 4.

• Если вы добавили пустой период (не заполнили ни одной даты) и нажали «Сформировать отчет», этот период просто не попадет в отчет, а оставшиеся периоды автоматически перенумеруются.
• Если в периоде заполнена только одна дата (например, только начало), отчет не сформируется, а пустое поле подсветится красным — нужно заполнить обе даты.
• Кнопка «Сбросить фильтры» убирает все периоды, кроме первого, и очищает в нем даты.

Как сформировать отчет

Кнопка «Сформировать отчет» становится активной, как только вы заполнили хотя бы один период целиком.

После нажатия система смотрит на все периоды: полностью заполненные — учитывает, полностью пустые — пропускает, а если где-то заполнена только одна дата — покажет ошибку и не сформирует отчет, пока вы ее не исправите.

Если вы уйдете из раздела «Отчеты и статистика» или обновите страницу, все настройки периодов сбросятся, и отчет нужно будет сформировать заново.

Как выбрать показатели

Не все показатели могут быть вам нужны одновременно — лишние можно скрыть. Для этого нажмите кнопку «Вид»: откроется окно со списком всех показателей и галочками напротив каждого. По умолчанию отмечены все — поэтому отчет сразу показывает полный набор цифр.

• Галочка «Выбрать все» наверху списка отмечает или снимает сразу все показатели.
• Чтобы изменения применились, нажмите «Применить» — окно закроется, а в таблице останутся только отмеченные строки.
• Кнопка «Сбросить» внутри окна снимает все галочки, но саму таблицу не меняет, пока вы не нажмете «Применить». Применить пустой список нельзя — нужно оставить хотя бы одну галочку.
• Если закрыть окно крестиком или кликнуть мимо него — все изменения отменятся, и таблица останется прежней.
• Выбор показателей запоминается только на время, пока вы находитесь в этом разделе. Если зайти в отчет заново, снова будут показаны все строки.

Что видно на странице в разных случаях

Если вы ни разу не формировали отчет, вместо таблицы отображается подсказка «Укажите период».

Пока отчет формируется, страница показывает анимацию ожидания и надпись «Отчет формируется… Пожалуйста, подождите» — в этот момент менять период или показатели нельзя, нужно дождаться результата.

Когда отчет готов, на странице появляется таблица с цифрами, а все кнопки и поля снова доступны для изменений.

Как устроена таблица

В таблице всегда есть столбцы «№» и «Показатель», а дальше — по одному столбцу на каждый выбранный период. Например, если вы сравниваете два периода, в таблице будет 4 столбца, а если десять — то 12.

Столбцы с периодами идут в том же порядке, в котором вы указали их в фильтрах.

Показатели в таблице сгруппированы по смысловым блокам: «Номера», «Гости», «Загрузка», «Заезды / Выезды», «Начисления, ₽», «Оплата, ₽», «Возвраты, ₽». Если через кнопку «Вид» вы скрыли все показатели одного блока, весь блок вместе с заголовком пропадет из таблицы. При этом номера строк не меняются — даже если часть строк скрыта.

Блок «Номера»

Дней в периоде

Сколько календарных дней входит в выбранный период. День начала и день окончания тоже считаются.

Всего номероночей

Сколько всего номероночей было в отеле за период. Сюда входят все номера — даже закрытые на продажу, отправленные на ремонт, закрытые по категории или уже удаленные из системы (если в отчетном периоде они еще существовали).

Доступно номероночей

Сколько номероночей реально можно было продать. Из расчета исключаются номера, закрытые на продажу или на ремонт через шахматку, номера с запретом бронирования и номера, закрытые через раздел «Категории».

На картинках ниже — примеры того, как выглядят такие закрытия в шахматке: даты, закрытые на ремонт или продажу, не считаются доступными для продажи.

Продано номероночей

Сколько ночей гости реально забронировали. Считаются все ночи проживания, включая ночь заезда — но не ночь выезда: в этот день гость уже освобождает номер.

Сюда попадают все брони, кроме отменённых и незаездов, — включая брони со статусом «Резерв», брони сверх номерного фонда и брони в номерах, которые сейчас удалены или закрыты, если сама бронь по факту существует. Ранний заезд и поздний выезд этот показатель не увеличивают — они не считаются отдельными сутками проживания.

Свободно номероночей

Сколько ночей не продано, но при этом доступно для бронирования. Если бронь отменили или гость не заехал, освободившаяся ночь снова считается свободной. Ранний заезд и поздний выезд этот показатель не уменьшают.

Номера на ремонте

Сколько номероночей было закрыто на ремонт именно через шахматку. Ремонт, отмеченный через модуль уборки, сюда не попадает.

Блок «Гости»

Продано мест

Сколько всего мест — основных и дополнительных — было продано за период. Показатель берётся из поля «Кол-во гостей» в самой брони, а не из фактического списка гостей.

Считаются места в любых бронях, кроме отмененных и незаездов, — включая овербукинг и брони в удаленных или закрытых номерах, если они по факту существуют. Не считаются: дети без дополнительного места, бесплатные размещения (по цене 0 ₽) и гости, добавленные сверх количества, указанного в брони. Ранний заезд и поздний выезд количество проданных мест не увеличивают.

Взрослые

Сколько мест для взрослых гостей продано.

Дети

Сколько мест для детей продано — по детской цене, на основных и на дополнительных местах. Показатель «Продано мест» равен сумме «Взрослые» и «Дети».

Дети без доп. места

Сколько детей разместили без отдельного дополнительного места. Этот показатель отдельный — он не входит ни в «Продано мест», ни во «Взрослые», ни в «Дети». Возрастной диапазон таких детей отель настраивает у себя в системе самостоятельно.

Блок «Загрузка»

% загрузки номеров

Какой процент номерного фонда был занят за период.

Например: если за период было доступно 1550 номероночей, а продано — 1200, загрузка составит 1200 / 1550 × 100% = 77,42%.

% загрузки номеров без ремонта

Та же загрузка, но без учёта номеров, которые были закрыты на ремонт.

Например: всего 1550 номероночей, из них 55 — на ремонте, продано 1200. Загрузка без ремонта: 1200 / (1550 − 55) × 100% = 80,27%.

Максимальная загрузка по дням

Самый высокий процент загрузки среди всех дней периода.

Минимальная загрузка по дням

Самый низкий процент загрузки среди всех дней периода.

Блок «Заезды / Выезды»

Заезд номеров

Сколько номеров, по данным брони, должны были принять гостей — то есть дата заезда попадает в выбранный период. Учитываются все брони, кроме отмененных и незаездов. Продление проживания без выезда новым заездом не считается, как и переселение гостя в другой номер.

Выезд номеров

Сколько номеров, по данным брони, должны были освободиться — дата выезда попадает в выбранный период. Продление проживания и переселение между номерами дополнительным выездом не считаются.

Заезд гостей

Сколько гостей должно было заехать за период. Считаются взрослые, дети на основных и дополнительных местах и дети без дополнительного места.

Выезд гостей

Сколько гостей должно было выехать за период — по тому же принципу, что и «Заезд гостей».

Отмен в период

Сколько броней отменили (или по ним случился незаезд), у которых дата заезда попадает в выбранный период. Не важно, когда именно бронь отменили — важна только дата заезда по самой брони.

Отмен за период

Сколько броней отменили именно в выбранный период. Здесь наоборот: дата заезда по брони не важна, важна дата самой отмены.

Незаезды

Сколько броней, по которым гость так и не заехал в запланированную дату. Учитываются бронирования со статусом «Незаезд» или статусом «Отменено» с причиной «Незаезд».

Блок «Начисления, ₽»

Доход за период

Вся сумма, которую отель заработал за период: и на проживании, и на услугах. Считается по дням проживания.

Сюда входят: стоимость проживания, ранний заезд, поздний выезд и услуги, связанные с проживанием. Бесплатные услуги (по цене 0 ₽) в отчёте засчитываются как оказанные, но на сумму дохода не влияют. Не считаются: услуги в отменённых бронях и незаездах, а также услуги, заказанные отдельно, вне проживания.

Доход за проживание

Доход только от самого проживания, без учета дополнительных услуг — ранний заезд и поздний выезд сюда все же входят.

Считается итоговая стоимость из брони — с учетом скидок и ручных корректировок цены. Отменённые брони и незаезды в доход не входят.

На картинке ниже — карточка бронирования, блок «Стоимость и оплата». Именно строки «Стоимость номера», «Ранний заезд» и «Поздний выезд» формируют доход за проживание.

ADR — средняя цена номера

Чтобы получить ADR, система делит общий доход за проживание на количество проданных номероночей.

Например: если доход за проживание — 245 000 ₽, а продано 350 номероночей, средняя цена (ADR) — 700 ₽.

Блок «Оплата, ₽»

Здесь показаны фактически принятые оплаты за период.

Оплата попадает в отчет по дате, когда сотрудник реально провел ее в системе, с учетом часового пояса отеля — даже если вручную указать в самой оплате другую дату, на отчет это не повлияет.

Отдельными строками показаны способы оплаты: наличные, картой через терминал, банковский перевод для физлиц, оплата по счету (для юрлиц и ИП) и оплата через ОТА.

Если гостю оформили возврат, а потом он оплатил повторно — эта повторная оплата в отчете будет отдельной новой строкой, на дату ее внесения.

Блок «Возвраты, ₽»

Похожий блок, но про возвраты денег гостям за период — тоже по дате, когда возврат реально провели в системе, с учетом часового пояса отеля.

Способы возврата показаны так же отдельными строками: наличные, картой через терминал, банковский перевод для физлиц, возврат на расчетный счет и возврат через ОТА.

Если из суммы всех оплат вычесть сумму всех возвратов — получится итоговый остаток денег, поступивших за период.

Как выгрузить отчет в Excel

Кнопка «Экспорт в XLSX» находится в правом верхнем углу страницы. Пока отчет не сформирован, она неактивна.

В выгруженный файл попадают название отчета, дата, когда вы его сформировали, и сама таблица — ровно в том виде, в каком вы ее настроили: если какие-то строки были скрыты через «Вид», в Excel их тоже не будет.

Как работает выбор дат в календаре

Даты периода выбираются по порядку: сначала начало, потом окончание. Дата окончания не может быть раньше даты начала — система не даст выбрать некорректный диапазон и сама скорректирует выбор, если вы измените дату начала на более позднюю.

Дополнительно об отчете

• В показателях по ночам не учитывается день выезда. Это касается проданных номероночей, проданных мест, взрослых, детей и детей без дополнительного места.
• Ранний заезд и поздний выезд не добавляют дополнительных номероночей или мест, но их стоимость все равно входит в доход за проживание.
• Отмененные брони и незаезды не влияют на продажи, заезды, выезды и доход, но учитываются в специальных строках «Отмен в период», «Отмен за период» и «Незаезды».
• Если номер, категория или тариф были удалены из системы, уже существующие по ним брони все равно попадут в отчет, если относятся к выбранному периоду.
• Групповые брони считаются по каждой брони внутри группы отдельно, а не как одна запись.

Сверка с другими отчетами

Суммы оплат и возвратов из этого отчета должны совпадать с данными раздела «Учет финансов».