Как работает интеграция PMS с электронными замками и чем она полезна отелям

Во многих отелях администраторы работают сразу в двух системах: PMS и программе управления электронными замками. Обычно процесс выглядит так: администратор открывает бронь, заселяет гостя, затем переходит в систему замков, ищет номер и выпускает ключ. Когда загрузка высокая, такие операции занимают лишнее время и увеличивают риск ошибок. Например, можно случайно записать доступ не к тому номеру или указать неправильные даты проживания.

Интеграция PMS «Бронируй Онлайн» с системами электронных замков объединяет эти процессы. Администратор работает с ключами прямо в системе управления отелем — там же, где ведет бронирования и заселение гостей. Разберем, как работает такая связка и что она меняет в ежедневной работе отеля.

Как работает связка PMS и электронных замков

Когда администратор открывает бронь в PMS, система уже знает номер комнаты, даты проживания и статус заселения. На основе этих данных можно выпустить ключ для номера.

В большинстве отелей ключи готовят заранее — например утром перед сменой или перед ожидаемыми заездами. Когда гость приезжает, карта уже подготовлена, и сотруднику остается передать ее на стойке регистрации. При выпуске ключа система подставляет период его действия по данным бронирования, а при необходимости администратор может изменить дату и время вручную.

Если в номере проживает несколько человек или гостю нужна еще одна карта, администратор может выпустить дополнительную. Это удобно, например, когда одну из них оставляют в номере для работы электричества, а вторую используют для входа и выхода. Если гость потерял карту, в отеле можно выпустить новую, но потерянную нужно отдельно обнулить в программном обеспечении системы замков.

Система показывает список выданных ключей и срок их действия, поэтому администратор может быстро проверить, какие карты уже выпущены для номера и до какого времени они работают.

С какими электронными замками работает интеграция

PMS-система «Бронируй Онлайн» интегрируется с популярными системами электронных замков, которые используются в гостиницах и апартаментах: iLOCKS, Ozlocks, Orbita, TTLock, Roomsharing и Bonwin.
После подключения данные о бронировании автоматически передаются в систему замков. На их основе создается ключ для номера с доступом на даты проживания гостя. При желании, его можно оставить и по завершению брони.

Что получает отель после интеграции

• Подготовка ключей заранее. Карты можно выпустить заранее для всех бронирований на день и задать период их действия. Это упрощает работу ресепшена при массовых заездах.
• Меньше ошибок при выдаче ключей. Система использует данные бронирования, поэтому доступ записывается для нужного номера и на нужные даты проживания.
• Работа с дополнительными ключами. Администратор может быстро выпустить дополнительную карту для второго гостя или запасной ключ для номера.
• Контроль доступа. Ключ действует только в установленный период проживания. Если карта потеряна, новую можно выпустить заново, а потерянную обнулить в ПО замков.
• Безопасность данных. Информация о ключах и доступах хранится на защищенных серверах и передается по защищенным протоколам.

Подключите электронные замки к PMS за несколько минут

Подключите интеграцию PMS «Бронируй Онлайн» с системой электронных замков. Команда «Бронируй Онлайн» поможет настроить интеграцию и проверить корректность работы системы, поэтому вам не придется разбираться в технических параметрах подключения.

После настройки администратор сможет управлять ключами прямо из PMS: выпускать и перевыпускать карты, создавать дополнительные ключи и отслеживать статус выданных ключей. Если возникают вопросы по работе интеграции, специалисты техподдержки «Бронируй Онлайн» помогают каждый день и решают большинство обращений в течение часа.