Ушел из принципа, остался из-за сервиса: как апарт-отель сменил PMS-систему и не пожалел

Переход на другую PMS-систему в отеле — всегда серьезный шаг. Перенос данных, обучение и привыкание персонала, риск потерять продажи в разгар сезона и еще десятки причин удерживают отельеров от этого шага без крайней необходимости. Но бывают ситуации, когда переход — дело принципа. 

Мы поговорили с управляющим апарт-отелем «Афалина» в Краснодарском крае, Максимом, который решился перейти на систему управления «Бронируй Онлайн» с другой известной платформы. Что привело к такому решению и какие процессы в работе PMS-системы оказались действительно важны в ежедневной работе отеля, рассказали в статье. 

Об отеле

«Афалина» — это апарт-отель на 14 номеров, вместимостью до четырех человек каждый. На территории есть охраняемая парковка, детская площадка, терраса и зона барбекю. В летний сезон загрузка составляет 99-100%. 

Важная особенность отеля — это наличие нескольких собственников. Разные владельцы номеров могут устанавливать свои правила: условия бронирования, требования по длительности проживания, индивидуальные акции. Управляющему важно учитывать пожелания всех и оперативно вносить изменения. Наличие разных тарифов требует постоянной работы с ценами и каналами продаж.

Такой масштаб и специфика сезонной загрузки накладывают серьезную нагрузку на управление. PMS-система должна быть достаточно гибкой, чтобы подстраиваться под разные условия. Именно поэтому стабильность, удобство и понятные инструменты в управлении особенно важны для работы апарт-отеля.

Почему решились сменить систему управления отелем

С момента открытия в «Афалине» использовали одну из самых популярных PMS-систем. По функционалу она закрывала все базовые задачи. Но в один момент цена на услуги выросла — без предупреждения и несмотря на договор. Это и стало аргументом для перехода на другую платформу.

После общения с менеджером Максим решил протестировать PMS-систему «Бронируй Онлайн». Процесс перехода прошел в 4 этапа и занял всего несколько часов:

1. Подбор тарифа. Персональный менеджер помог определить, какой набор инструментов подходит именно под формат «Афалины».
2. Перенос данных. Менеджер технической поддержки перенес все данные в систему за 4 часа, с полным контролем на каждом этапе.
3. Обучение. Далее менеджер техподдержки объяснил все функции и помог настроить рабочие процессы.
4. Запуск работы. В тот же день Максим уже управлял отелем через новую платформу.

Первое впечатление от системы «Бронируй Онлайн»

При смене PMS-системы было важно, чтобы функционал не уступал предыдущей системе и закрывал все базовые задачи в работе отеля. 

Система управления отелем

В «Афалине» — сразу несколько собственников, и каждый работает по своим правилам. Все это нужно учитывать ежедневно, чтобы не возникало ошибок и недопониманий.

«Бронируй Онлайн» позволяет гибко настраивать правила и оперативно вносить изменения. При этом интерфейс остается интуитивно понятным, не перегруженым лишними элементами, которые усложняют работу.

Дополнительно упрощают работу инструменты, которые в предыдущей PMS были ограничены или отсутствовали. Например:

• Телеграм-бот, который мгновенно уведомляющий о новых бронированиях, оплатах, отменах и просроченных платежах. В сезон это помогает оперативно реагировать на меняющуюся ситуацию и корректировать цены, проводить акции, напоминать об оплате и т. п. 
• Финансовые отчеты, разделенные по типам: операционные, управленческие, для собственников. Система использует стандарты USALI, что позволяет вести учет корректно и прозрачно.
• Коммуникация с гостем в один клик — можно позвонить или написать в WhatsApp или Телеграм прямо из карточки брони.
• Весь функционал доступен не только с компьютера, но и со смартфона. Можно менять тарифы или правила бронирования в любую минуту, без привязки к ресепшн.

В итоге именно сочетание гибкости и простоты управления делает работу «Афалины» стабильной, несмотря на сложность апарт-формата и разный подход собственников.

Модуль бронирования

Модуль «Бронируй Онлайн» помогает гостю быстрее принять решение, а отелю получить прямую бронь без посредников. Особенности модуля:

Информативный календарь. Гость сразу видит свободные и занятые даты, а также периоды, когда комплекс работает. Это особенно важно для сезонных объектов, где гостям нужно заранее понимать, в какие месяцы доступно размещение.

Гибкие настройки. Модуль органично встраивается на сайт и работает одинаково удобно на всех устройствах. При желании можно изменить вид кнопок, формат модуля и даже интегрировать индивидуальный дизайн. 

Разделение по детям. Возрастные категории настраиваются индивидуально и  учитываются автоматически. Это исключает спорные ситуации и делает расчет стоимости прозрачным.

Спецпредложения и мотиваторы. Прямо в модуле можно добавить метки «гарантия лучшей цены», «последний номер», «лучший вид», «лидер продаж» и другие мотиваторы, которые стимулируют быстрый выбор.

Менеджер каналов 

При смене системы управления было важно, чтобы менеджер каналов работал без перебоев. В «Бронируй Онлайн» можно подключить до 65+ популярных каналов. Синхронизация между площадками происходит мгновенно и данные передаются без потерь. Все заявки из OTA сразу попадают в шахматку, вместе с информацией о предоплате и контактами гостя. Это значительно упрощает работу ресепшена.

Динамическое ценообразование

Для «Афалины» корректная работа с ценами — один из ключевых факторов доходности. В прошлой PMS системе динамическое ценообразование не было реализовано и приходилось менять все цены вручную.  

С динамическим ценообразованием работа стала гораздо проще и быстрее:

• Базовые и динамические цены по всем типам размещений в удобной шахматке и установленные уровни цен.
• Актуальная загрузка: можно ориентироваться по дням и при необходимости корректировать цены вручную.
• Ручной и автоматический режим работы.
• Гибкая настройка правил и возможность копирования настроек для других тарифов и категорий. 

История «Афалины» — пример того, что переход на новую PMS-систему не обязательно означает стресс, долгую адаптацию и риски. Иногда он становится возможностью найти инструменты, которые проще и эффективнее в работе, обеспечивают большую гибкость и поддерживаются надежной командой.

Для «Афалины» решающим фактором стала именно эта комбинация: 

• знакомые базовые функции;
• новые инструменты, которые существенно облегчают работу;
• техподдержка, которая всегда готова помочь и говорит на понятном языке.

Пока что в отеле «Афалина» используют только часть возможностей «Бронируй Онлайн», но уже заметно экономят время, избавляются от ручных операций и повышают эффективность управления в сезон, когда нагрузки максимальные.

записывайтесь на персональную экскурсию с менеджером «Бронируй Онлайн».