Как прогнозировать спрос и управлять загрузкой отеля: инструменты и примеры

Большинство отелей теряют выручку не из-за отсутствия гостей, а из-за запоздалой реакции на изменение спроса — не замечают, что гости начинают бронировать позже, реже выбирают длительные заезды и все чаще откладывают решение о поездке. 

В этой статье разберем, как выявлять такие сигналы заранее, какие типы спроса влияют на загрузку и как использовать отчеты PMS-платформы, чтобы превратить аналитику в инструмент роста.

Как разные виды спроса влияют на загрузку и точность прогноза

Спрос в каждом отеле формируется по-разному: одни отели близки к овербукингу в пик летнего сезона, другие — во время городских событий или корпоративных мероприятий. Без понимания закономерностей спроса любые прогнозы будут неточными, а решения реактивными, а не стратегическими.

Сезонный спрос

Это самый предсказуемый фактор, влияющий на загрузку. По данным «Сбераналитики», в 2025 году пик внутреннего туризма пришелся на лето: в июне россияне совершили 17 млн поездок, в июле — 21 млн, в августе — 22 млн. Те отели, которые заранее спрогнозировали спад после высокого сезона, смогли удержать выручку за счет гибких тарифов, корректировки цен и заранее запущенных акций на сентябрь-октябрь. 

Системное наблюдение за сезонностью спроса позволяет:

• Определить даты, когда именно завершается высокий сезон и наступает просадка. 
• Скорректировать тарифы и спецпредложения до начала спада, сохранив маржинальность.
• Заранее планировать рекламные кампании и коммуникации с гостями за 3-4 недели до ожидаемого снижения продаж.

Чтобы сделать такой анализ, достаточно сравнить показатели загрузки и средней цены номера (ADR) за предыдущие годы. Эта информация позволит выстроить календарь сезонных колебаний для вашего отеля и использовать его для дальнейшего планирования продаж. В следующей главе разберем, как легко сделать это сделать через PMS-систему. 

Событийный спрос

Событийный спрос формируется вокруг календаря мероприятий — фестивалей, конференций, форумов. Его преимущество в том, что он краткосрочный, но высокодоходный: гости бронируют номер за короткое время до события и готовы платить больше. 

Для прогнозирования таких периодов изучите календари городских и региональных событий на год вперед. Это можно сделать через сайты местной администрации, турцентров или Яндекс Афиши. Затем посмотрите, как менялась загрузка в PMS-системе в эти же даты в прошлом году. Если в период мероприятий загрузка стабильно растет на 20-30%, — событие можно считать значимым для вашего объекта.

Это правило особенно актуально для отелей в туристических локациях — у моря, в горах или в природных зонах, где проходят ежегодные музыкальные фестивали, йога-фесты или спортивные мероприятия. Они часто приходятся на одни и те же даты, и отель может заранее готовить под них тарифы и спецпредложения. Зная периоды событийного спроса, отель может:

• Создать более дорогие тарифы. 
• Ограничить скидочные акции в эти даты.
• Заранее сформировать спецпакеты — например, «уикенд у фестиваля» или «номер с трансфером на мероприятие».

Инфоповодный спрос

Это интерес, который отель формирует самостоятельно через новые продукты, спецпредложения, партнерства и события. В отличие от сезонного и событийного, этот тип спроса можно создать искусственно, чтобы поддержать загрузку в периоды между пиками активности клиентов. Хороший инфоповод — это не про рекламу, а про ценность мероприятия, эмоции и пользу для гостя. 

Например, пятизвездочный оздоровительный отель в Кисловодске хотел привлечь новую аудиторию, далекую от лечебного туризма. Вместе с московским рестораном отель разработал гастрономический сет, отражающий философию объекта размещения. Коллаборация получила широкий медиаохват: 27 публикаций в СМИ и более 2,5 млн просмотров, а в день презентации аккаунт отеля вырос на 1800 подписчиков.

Инфоповодный спрос — это управляемый инструмент. Даже небольшие объекты могут создавать собственные события:

• Запуск сезонного меню или спа-программы.
• Партнерство с локальным брендом — экскурсии, мастер-классы, магазин. 
• Мероприятия на территории отеля для гостей и жителей региона.

Главное — измерять эффект и отслеживать динамику загрузки и бронирований до и после события в PMS-системе или через простую таблицу.

Корпоративный спрос

Корпоративный спрос — один из самых устойчивых и предсказуемых, особенно для городских отелей с конференц-залами. Он формируется за счет гостей, которые приезжают в командировки, на деловые встречи и обучающие мероприятия. Однако его сезонность не совпадает с туристической: число деловых поездок падает в летние месяцы и растет с февраля по июнь и с сентября по ноябрь.

По данным исследования «Коммерсантъ», по итогам 2024 года рынок делового туризма в России вырос на 27%, по итогам 2025 года планируется прирост на 15%. 

Для прогнозирования этого типа спроса разделите гостей по статусам: корпоративные клиенты, туристы, те, кто приезжает только на выходных. В PMS-системе это можно сделать через фильтры бронирований по категориям гостей или источникам продаж. Такой анализ поможет:

• Заранее выделять квоты номеров для корпоративных заездов.
• Фиксировать тарифы в периоды пика деловой активности.
• Готовить специальные предложения для корпоративных клиентов. 

Способы прогнозирования и управления загрузкой в PMS-платформе

К предстоящему периоду можно подготовиться заранее, если опираться не на предположения, а на цифры. В PMS-платформе «Бронируй Онлайн» аналитика встроена прямо в систему управления отелем: вы ведете шахматку, фиксируете заезды и выезды и одновременно видите ключевые показатели загрузки, выручки и спроса. Все инструменты аналитики доступны внутри платформы — не нужно ничего докупать и подключать отдельно.

Отчеты и дашборды обновляются в реальном времени и показывают, где начинается рост или спад, какие каналы приносят больше бронирований и как меняется средний чек. 

Отчет «Доходность и загрузка» 

Инструмент, который помогает оценить эффективность работы отеля и спрогнозировать ключевые показатели. В нем отображаются:

• Текущая загрузка и средняя цена номера (ADR).
• Доход на доступный номер (RevPAR).
• Количество гостей и проданных койко-мест.
• Средняя продолжительность проживания (ALS) и окно бронирования — за сколько дней до заезда гости оформляют бронь.
• Динамика загрузки по дням, неделям и сезонам.
• Закономерности по дням недели и периодам спада.
• Тарифы и категории номеров, которые дают стабильную выручку.

В отчете учитываются только фактические заезды, чтобы не вводить отельера в заблуждение. Все данные берутся напрямую из шахматки, без учета предоплат и будущих броней.

Отчет «История и прогноз»

Этот инструмент сопоставляет текущие показатели с данными за прошлые периоды и формирует прогноз по ключевым метрикам. В интерфейсе отчета видно:

• Какие месяцы и недели ожидают спад по сравнению с прошлым годом.
• Когда падает средний чек.
• Где возможен дефицит бронирований в будущем.

Отчет помогает отельеру работать на опережение. Если система показывает, что в октябре загрузка ожидается ниже на 20% — это сигнал запустить акции, рассылки или рекламные кампании уже в сентябре. 

Отчет по бронированиям

Этот инструмент показывает, кто именно формирует выручку отеля. В нем можно разбить гостей по сегментам — семьи с детьми, корпоративные клиенты, туристы — и увидеть, какие группы бронируют чаще, приносят больший доход и совершают повторе брони. Отчет по бронированиям помогает усилить работу с сегментами аудитории, которые приносят наибольший доход, и улучшить продукт под реальные ожидания гостей.

Одному из отелей этот отчет показал, что основную выручку приносят гости, которые приезжают на праздники и личные мероприятия. После этого команда добавила в модуль бронирования специальные тарифы для именинников и молодоженов, что помогло увеличить загрузку в будни, когда спрос обычно падает.

Другой наш партнер, работающий в курортной локации, использовал тот же отчет, чтобы определить наиболее прибыльный сегмент гостей и запустить для них партнерские услуги.

Отчет по источникам

Не менее важно видеть, откуда приходят гости. В этом отчете отражаются все каналы: сайт отеля, OTA-площадки, мессенджеры, прямые звонки. Отельер видит самые эффективные источники броней и может перераспределить усилия — увеличить долю прямых продаж или сократить расходы на неэффективные площадки.

Дашборд

Инструмент ежедневного контроля, где видны заезды, выезды, оплаты и доход от номеров и дополнительных услуг. Он помогает отслеживать динамику бронирований и реагировать моментально через корректировку условий тарифов, обновления дат, повышения стоимости или активации промокодов.

Получите доступ к аналитике и инструментам роста

Подключите облачную PMS-платформу «Бронируй Онлайн» и получите полный доступ к системе аналитики, управлению бронированиями и отчетам — без доплат и сложных интеграций.

• Глубокая детализация. Сравнивайте загрузку, доходность и средний чек по дням, неделям или месяцам.
• Сравнение периодов. Анализируйте сезон к сезону или год к году, чтобы видеть закономерности и прогнозировать динамику.
• Гибкие фильтры. Отслеживайте эффективность конкретных категорий номеров, тарифов и каналов продаж.
• Экспорт данных. Выгружайте отчеты в Excel для собственной и сторонней аналитики.