Как вести миграционный учет в отеле 2025: полное руководство

Миграционный учет в отеле — прямая обязанность руководства и одна из самых чувствительных зон ответственности. Несвоевременная передача или ошибка в заполнении данных могут обернуться крупным штрафом, а также серьезными проблемами для репутации и работы отеля.

Правила миграционного учета в отеле

Миграционный или регистрационный учет — это обязанность объекта размещения (отеля, хостела, санатория и т. д.) информировать органы внутренних дел о прибытии и убытии гостей и обеспечивать их регистрацию по месту временного пребывания.

Кого нужно ставить на учет

Иностранные граждане и лица без гражданства

Основание: Федеральный закон от 18.07.2006 № 109-ФЗ (ред. от 31.07.2025) «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации». 

Необходимые документы: действующий паспорт иностранного гражданина, миграционная карта, виза. Но бывают ситуации, когда допускаются другие варианты.

• Граждане Киргизии, Казахстана, Украины или других стран, с которыми Россия заключила соглашение о взаимных поездках и указала другие возможные документы, могут въезжать по внутренним документам (Постановление Правительства РФ от 15.01.2007 № 9 (ред. от 28.10.2022) «О порядке осуществления миграционного учета иностранных граждан и лиц без гражданства в Российской Федерации»).
• Беженцы и лица с временным убежищем — по свидетельству о предоставлении убежища или удостоверения беженца.
• Лица без гражданства (ЛБГ) — по разрешению на временное проживание (РВП), виду на жительство (ВНЖ) или временному удостоверению ЛБГ.

Без миграционной карты можно поставить на учет:

• дипломатов, членов правительственных делегаций и экипажей;
• граждан Беларуси;
• граждан Армении, Казахстана, Киргизии — при условии, что они находятся в России не более 30 дней и имеют загранпаспорт;
• иностранцев с разрешением на проживание (временным или постоянным);
• детей иностранных граждан, рожденных в России и не выезжавших за ее пределы до 1 года.

Без визы можно поставить на миграционный учет:

• граждан Беларуси, Казахстана, Армении, Азербайджана, Кыргызстана, Молдавии, Таджикистана, Узбекистана, Украины, Грузии — они могут находиться в России до 90 дней в течение календарного года.
• граждан стран, с которыми у России заключены соглашения о краткосрочных поездках (14 дней — Гонконг, 30 дней — Сербия, 90 дней — Израиль, Аргентина);
• участников туристических групп из стран с соглашением о взаимных безвизовых поездках (Китай, Иран);
• владельцев бизнес-карты АТЭС с отметкой «RUS»;
• граждане с белорусской визой по Соглашению о взаимном признании виз между Россией и Беларусью.

• Срок постановки на учет: в течение 1 рабочего дня, после прибытия в объект размещения. 
• Срок снятия с учета: до 12:00 рабочего дня после выезда иностранного гостя.

Что делать, если иностранцы просят не ставить их на учет в отеле

Так бывает, если у иностранцев уже есть длительная регистрация в каком-то другом месте, и они не хотят ее терять при кратковременном размещении в отеле. В пункте 1.1 статьи 23 109-ФЗ сказано, что при заселении в гостиницу у иностранца сохраняется прежняя регистрация, но на практике программа МВД может автоматически снять иностранца с первой регистрации при получении нового адреса. Именно поэтому гости часто просят администраторов не ставить их на учет. Однако для гостиницы это будет нарушение, за которое придется платить штраф. Поэтому объект размещения должен обязательно регистрировать в МВД каждого иностранного гостя, даже есть у него есть регистрация в другом месте.

Граждане Российской Федерации, если они приехали из другого региона

Основание: Постановление Правительства РФ от 17.07.1995 N 713 (ред. от 26.06.2025) «Об утверждении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации». 

Необходимые документы: 

• Паспорт гражданина Российской Федерации. Важно, чтобы на момент заселения паспорт был действительным. Например, при получении паспорта в 14 лет и при смене в 20 и 45 лет дается 90 дней. В это время действует старый документ и заселить гостя можно по нему.
• Заграничный паспорт. На основании постановления при заселении в гостиницу граждане РФ могут использовать загранпаспорт.
• Действительный паспорт гражданина СССР.
• Свидетельство о рождении для ребенка до 14 лет. 
• Временное удостоверение личности, но в этом случае поставить гостя на учет можно только на бумаге, в электронном виде нельзя.
  С 1 января 2026 года граждане РФ могут заселяться по водительскому удостоверению.

• Срок постановки на учет: в течение суток после заезда в отель. 
• Срок снятия с учета: нет четких ограничений, рекомендуется сразу.

Что следует знать при заселении детей:

• До 14 лет заселить ребенка в отель можно только в сопровождении взрослых.  Если взрослые — это его родители, то никакие документы больше не нужны. Если взрослые — это родственники, тренер, учитель и т. д., у ребенка должно быть письменное согласие одного из родителей. Заверять его нотариально не нужно. 
• После 14 лет дети могут путешествовать самостоятельно. Однако в таком случае они должны иметь при себе письменное согласие одного из родителей. 
• Если у ребенка российское свидетельство о рождении, но его родители — иностранцы, то ребенок тоже считается иностранцем и для заселения может потребоваться иностранный паспорт. С каждой ситуацией необходимо разбираться индивидуально.

Кого не нужно ставить на учет

На учет не ставят граждан Российской Федерации, которые зарегистрированы по месту жительства в регионе расположения объекта размещения, но при условии, что они будут проживать в этом объекте до 90 дней. 

Также в МВД можно не передавать данные о гостях, которые проходят военную службу по контракту или мобилизованы в период действия военного положения и в военное время. Заселить их можно по военному билету. 

Штрафы за нарушение миграционного учета

В случае нарушений при постановке на миграционный учет иностранных граждан и граждан Российской Федерации размер штрафов для отельеров отличается.

• Для иностранных граждан — административный штраф на должностных лиц от 40 000 до 50 000 рублей, на юридических лиц — от 400 000 до 500 000 рублей (по статье 18.9 ч. 4 КоАП РФ).

• Для граждан Российской Федерации — административный штраф для юридических лиц от 250 000 до 750 000 рублей. Штраф может быть выписан за группу гостей одновременно (по статье 19.15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Таким образом, действующие штрафы за нарушение миграционного учета могут превышать доход от сдачи номера в 35-60 раз, что не сопоставимо с серьезностью нарушения. Тем более, что часто эти штрафы возникают не по вине конкретного сотрудника отеля, а из-за технических сбоев или недобросовестности гостей.

Первая поправка касается нарушения сроков постановки и снятия с учета иностранцев и лиц без гражданства:

• Если отельер первый раз не сообщил в МВД о прибытии иностранца в течение дня, штраф составит 80 000-100 000 рублей за одного гостя. 
• Если нарушение повторится в течение двух дней, штраф вырастет до 160 000-200 000 рублей.
• Далее сумма штрафа вырастет до 400 000-500 000 рублей.

Вторая поправка регулирует нарушение сроков постановки и снятия с учета граждан Российской Федерации:

• В случае просрочки в первый день отельера ждет предупреждение или штраф в размере 20 000-30 000 рублей за одного человека.
• При повторном нарушении размер штрафа увеличится до 40 000-60 000 рублей.
• В Москве и Санкт-Петербурге за нарушение сроков на два дня и более штрафы могут составить от 200 000-700 000 рублей.

Как передаются данные 

Чтобы поставить гостя на миграционный учет, сотрудник отеля должен заполнить специальную анкету в бумажном или в электронном виде. Форма анкеты установлена  Приказом МВД России от 31.12.2017 № 984. Для подачи в бумажном виде нужно заполнить ее в двух экземплярах — для МВД и для объекта размещения. Анкета должна быть заполнена на русском языке, разборчиво, от руки или с помощью технических средств. Зачеркивать, исправлять, сокращать в анкете запрещено.

Кто отвечает за постановку на учет

Юридически ответственна принимающая сторона — владелец или распорядитель объекта размещения. На практике обязанности поручаются сотрудникам ресепшена или специалисту по миграционному учету: сбор документов, проверка корректности данных, отправка уведомлений и хранение подтверждающих документов. Но именно объект размещения как юридическое лицо несет ответственность перед органами. 

Основные сложности миграционного учета: что может быть

Чтобы поставить гостя на миграционный учет, отелю нужно собрать паспортные данные, заполнить анкету и передать уведомление в МВД. На практике этот процесс часто становится источником ошибок, потери времени и даже штрафов. Рассмотрим основные сложности.

1. Ручное заполнение и человеческий фактор

Даже очень внимательные сотрудники могут допустить неточности: неверно указать серию и номер паспорта, дату въезда, адрес или пол гостя. Ошибка в одной цифре может привести к отказу в принятии уведомления и нарушению срока регистрации. Особенно часто проблемы возникают при работе с иностранцами — разночтения в транслитерации фамилий, разные форматы паспортов, сложности с визами.

2. Ограниченные сроки постановки на учет

При большом потоке гостей, особенно в высокий сезон, сотрудники отеля могут просто не успевать оформлять уведомления вовремя. Любое опоздание формально считается нарушением, за которое может быть назначен штраф.

3. Сложности с передачей данных

Передача уведомлений в бумажном виде требует личного визита в подразделение МВД, что занимает много времени и создает зависимость от графика работы ведомств. При электронной передаче тоже могут возникать технические сбои: несинхронные базы, ошибки соединения, недоступность сервисов в выходные. В результате уведомление не проходит, и отель рискует нарушить срок.

4. Отсутствие централизованного контроля

В небольших объектах размещения часто учет ведется вручную, каждая смена передает документы по-своему, нет общей базы, статусов и отчетности. Это создает риск пропуска регистрации, дублирования данных или потери уведомлений. При проверке МВД такие недочеты могут трактоваться как нарушение порядка миграционного учета, даже если вина неумышленная.

5. Хранение документов и защита персональных данных

После передачи уведомления отель обязан хранить копии документов и подтверждения о постановке на учет. При этом важно соблюдать требования закона о персональных данных. Несоблюдение порядка хранения или утечка данных также может привести к санкциям и претензиям от проверяющих органов.

Автоматизация миграционного учета гостей

Автоматизированный миграционный учет гостей — это не просто ускорение процесса, а реальный инструмент защиты бизнеса. Он снижает риски, повышает точность и упрощает взаимодействие с контролирующими органами.

1. Минимум ошибок при заполнении. Администратору не нужно вручную заполнять данные гостя из документов, он может их отсканировать. Это исключает вероятность человеческого фактора — ошибки, пропуски и т. п. Уведомление в МВД формируется автоматически.

2. Быстрая передача данных. Сотрудникам отеля не нужно лично относить документы в отделение МВД или отправлять бумаги по почте. Уведомление отправляется в электронном виде. Это может быть критически важно при заселении иностранных граждан, когда сроки подачи уведомления очень сжатые.

3. Контроль статусов и сроков. Система показывает, какие уведомления отправлены, какие приняты МВД, а где есть ошибка или отказ. Отель всегда видит актуальный статус и может вовремя отреагировать. Кроме того, можно видеть сроки снятия гостей с учета.

4. Безопасное хранение данных. Электронная система фиксирует все операции, хранит копии уведомлений и подтверждения о приеме. В любой момент нужные документы легко выгрузить в несколько секунд. Все данные передаются по защищенным каналам в соответствии с требованиями ФЗ-152 «О персональных данных».

5. Упрощение работы персонала. Автоматизация снимает нагрузку с администраторов. Им не нужно вручную переписывать данные и следить за сроками. Освобожденное время можно направить на обслуживание гостей, продажу дополнительных услуг и повышение качества сервиса.

6. Снижение рисков и штрафов. Своевременная и корректная подача уведомлений — залог спокойной работы. Автоматизация исключает пропуск регистрации и формальные ошибки, которые часто становятся причиной штрафов.

7. Масштабируемость. Для сетевых отелей важно видеть статус по всем объектам, управлять отчетностью и хранением документов в едином интерфейсе. Система автоматизации позволяет это сделать без сложной IT-инфраструктуры.

Как упростить регистрацию гостей в МВД с «Бронируй Онлайн»

У PMS-системы «Бронируй Онлайн» есть интеграция с защищенным сервисом СКАЛА.ЕПГУ, через который данные передаются в МВД по упрощенной системе.

1. Администратор загружает скан или фотографию гостя с компьютера или мобильного телефона.
2. Система обрабатывает файл и сама заполняет поля профиля.
3. Система автоматически формирует уведомление для передачи в МВД.
4. Передача данных выполняется прямо из интерфейса PMS.
5. У гостей отображаются понятные статусы, а в случае ошибки появляется оповещение с описанием причины отказа в регистрации.
6. Система автоматически отслеживает сроки постановки и снятия гостей с учета и уведомляет о них сотрудников.