Какие чеки отель выдает гостям: предоплата, бронь через агрегаторы, расчет на месте

Чеки в отелях при разных способах предоплаты — одна из самых распространенных сложностей в работе администратора. Вместе с экспертом по бухгалтерскому учету и налогообложению Оксаной Гетьман разберем, какие чеки отель обязан выдавать гостю в разных сценариях оплаты, в каких случаях чек один, а в каких — два, и почему чек не всегда равен стоимости номера.

Какие чеки бывают

Кассовый чек — это документ, который фиксирует факт расчета с физическим лицом. По закону № 54-ФЗ кассовый чек формирует тот, кто принимает деньги у покупателя, и только на сумму, которую он принял. Если деньги принимали разные лица, разные компании или в разные даты — чеков будет несколько.

Закон выделяет разные типы чеков: аванс/предоплата и полный расчет:

• Авансовый/предоплатный чек. Оформляется при получении денег до факта оказания услуги – то есть, когда гость бронирует номер заранее и вносит оплату до заезда и до факта проживания.
• Чек окончательного расчета. Оформляется после оказания услуги – то есть при выезде гостя. Чек окончательного расчета будет учитывать все ранее внесенные предоплаты.

Тип оплаты – авансовый/предоплатный или окончательный – называется «признак расчета». Признак расчета указывается на чеке.

Независимо от типа и времени оплаты отель при выезде гостя в дополнение к чекам должен сформировать ему счет или квитанцию. На это указывает п. 26 Правил предоставления гостиничных услуг в РФ, и Письмо Минфина России от 16.02.2009 N 03-03-05/23. На бланке должны быть указаны: — даты заезда и выезда; — стоимость номера; — количество ночей; — все дополнительные услуги;  — суммы и даты всех внесенных платежей с типом оплаты.   Кроме того, бланк счета должен содержать название отеля и наименование юрлица, а также подпись администратора и печать. Такой документ также называют БСО – бланк строгой отчетности. Он считается обязательным для командировочных гостей и деловых туристов, которым необходимо предоставлять документы о поездках в свои организации или контролирующие органы.

Если гость рассчитывается в отеле

Оплата на месте – это самый простой и понятный сценарий. Гость оплачивает нужную сумму непосредственно отелю через его кассу. В этом случае отель выдает гостю чек на внесенную сумму в бумажном виде (или в электронном, если гостю подходит этот вариант и он заранее сообщил адрес электронной почты).

• Если гость оплачивает наличными, он получает только кассовый чек.
• Если гость оплачивает картой, то он получает кассовый чек и чек с POS-терминала.

Чеки рекомендуется отдавать гостю в момент оплаты. По согласованию с гостем отель может сохранить чек у себя на время проживания гостя и отдать ему при выезде вместе со счетом. Если во время проживания гость пользовался дополнительными услугами и вносил другие платежи – на каждый из них будет свой чек. Все услуги и все внесения будут отражаться в итоговом счете. 

Деловые путешественники часто просят раздельные чеки/счета на проживание и дополнительные услуги, в случае, когда счет на проживание нужно прикладывать к командировочному отчету для компании. В этом случае администратору стоит заранее уточнить у гостя о необходимости раздельных счетов и принять оплату за проживание и остальные услуги двумя раздельными операциями, на каждую из которых будет свой чек. Все чеки и счета отель отдает гостю. 

Если гость вносит оплату через сайт отеля

Гость может внести оплату через сайт отеля, если у вас подключена онлайн-касса. В этом случае средства от гостя поступят на расчетный счет вашей компании или ИП.

По закону кассовый чек должен быть оформлен в день поступления оплаты или не позднее следующего рабочего дня после приема оплаты. Печатать бумажный вариант чека при оплате через онлайн-кассу не обязательно – достаточно отправленного чека в электронном виде. Современные платежные шлюзы дают возможность настроить автоматическую отправку чеков при оплате, чтобы отел не делал это вручную. 

Гость оплачивает на сайте всю стоимость проживания

Если гость при бронировании оплачивает всю сумму, то ему приходит чек с признаком расчета «Предоплата» или «Предоплата 100%». При этом по факту выезда отель должен сформировать чек на зачет предоплаты – он будет считаться чеком полного расчета. Таким образом у гостя будет два чека: один в электронном виде, сформированный онлайн-кассой в момент оплаты и направленный гостю на почту, а второй – выданный при выезде отелем вместе со счетом. 

Гость вносит на сайте часть от стоимости проживания

Если гость оплачивает через сайт только часть проживания – например, стоимость одной ночи из трех, то при оплате через сайт он получает электронный чек с признаком расчета «Предоплата» на ту сумму, которую он фактически заплатил. 

Если оставшуюся стоимость проживания ночи гость оплачивает при заезде в отель, то по закону в момент оплаты он должен получить чек на эту сумму с признаком расчета «Предоплата», а а момент выезда – чек полного расчета с указанием зачета обеих предоплат. 

Если в момент выезда гостю необходимо доплатить за что-то — например, за допуслуги или поздний выезд, то формируется так же чек полного расчета с учетом предоплаты, где будет дополнительно указано внесение дополнительной оплаты в момент расчета. 

Если гость вносит оплату через агрегатор

При оплате через ОТА канал продаж выступает агентом-посредником между гостем и отелем. В этом случае гость вносит предоплату на сайте агрегатора и получает чек от его платежной системы. Как правило, на чеке агрегатора указывается, что он является агентом, и прописывается ИНН отеля и тип расчета «Предоплата». В остальном схема выдачи чеков схожа с оплатой через сайт.

• Гость оплачивает всю стоимость проживания через агрегатор. В этом случае агрегатор выдает гостю чек на внесенную сумму с признаком «Предоплата», а в момент выезда отель отдает гостю чек полного расчета с зачетом внесенной через агрегатор предоплаты.
• Гость оплачивает через агрегатор только часть суммы. В этом случае агрегатор высылает гостю чек на внесенную через него сумму с признаком «Предоплата», при заезде гость доплачивает остаток стоимости в отеле и получает на эту сумму еще один чек с признаком «Предоплата», а по выезду гостя отель формирует чек полного расчета с учетом внесенной ранее предоплаты.

Можно ли не разбивать чеки на предоплату и учет предоплаты, а сразу делать чек полного расчета

Принятие оплаты типом «Предоплата», а затем последующий полный расчет с зачетом предоплаты — это прямая рекомендация ФНС. Однако, если гостиница применяет систему налогообложения УСН, она может устанавливать датой реализации не окончание услуги (момент выселения), а дату платежа. В этом случае отель может вместо чека с типом «Предоплата» в момент внесения платежа сразу предоставлять чек типа «Полный расчет». В рекомендациях ФНС прописано, что такой расчет должен осуществляться «с согласия гостя», однако никаких указаний по оформлению такого согласия или формы его запроса нет.