Как бизнес-отель увеличил прямые бронирования до 70% после перехода на облачную PMS

Современные городские отели сталкиваются с одними и теми же вызовами: высокой конкуренцией, зависимостью от OTA и ограничениями систем управления отелем, которые не всегда позволяют гибко работать с тарифами, бронями и отчетами.  

Московский отель «Протон» решил перейти с коробочной PMS-системы на облачную и за 8 месяцев увеличил число прямых покупок с модуля бронирования в 2,5 раза. Как сообщила Олеся Мацкевич, директор по маркетингу и продажам отеля, около 70% броней теперь приходят напрямую через сайт. 

Об отеле

«Протон» расположен в экологически чистом районе Москвы, рядом с парком «Фили», между «Экспоцентром» и «Крокус Экспо» — двумя крупнейшими выставочными площадками столицы. Отель популярен среди деловых гостей, спортивных команд и сотрудников научно-исследовательских центров, которые останавливаются здесь во время командировок.

В отеле — 90 номеров, ресторан русской и европейской кухни, фитнес-зал, баня, несколько конференц-залов и детская комната. Благодаря классическому интерьеру здесь часто проходят съемки фильмов и телепроектов.

Несмотря на устойчивый спрос, у отеля есть периоды сезонного спада — с середины июня по начало августа и в новогодние праздники. Для привлечения гостей команда использует программу лояльности, скидки на длительное проживание и акции раннего бронирования. Например, скидка 10% для постоянных гостей и для проживающих от 7 дней.

Как отель работал на коробочной системе

Отель «Протон» развивает свой бизнес уже 27 лет и более 10 лет работал на популярной коробочной системе управления отелем.

Какие недочеты бизнес выделял для себя:

• Отсутствие мобильности — посмотреть загрузку или отчеты можно было только с рабочего компьютера.
• Все данные и отчеты запрашивались у отдела продаж, что требовало дополнительного времени на коммуникацию и согласование. 
• Техническая поддержка сервиса отвечала только на email-письма — иногда приходилось ждать ответа несколько дней.

Что изменилось после перехода на PMS-платформу «Бронируй Онлайн»

В феврале 2024 года бизнес-отель принял решение о переходе на облачную PMS-платформу «Бронируй Онлайн». Главная цель была в том, чтобы сделать управление отелем оперативным, прозрачным и удобным для всей команды. Уже через несколько месяцев после внедрения сотрудники отметили, что работать стало проще и быстрее, увеличилось число бронирований и продаж. Причиной стал обновленный модуль бронирования и реклама.

Продающий модуль бронирования

Отель подключил к своему сайту модуль бронирования как инструмент для продажи номеров и услуг. Путь гостя по сайту стал состоять из трех интуитивно понятных шагов:

1. Выбор даты и количества гостей. Календарь предлагает доступные номера и их стоимость прямо на главной странице модуля бронирования. Это исключает ситуации, когда гость пытается забронировать уже занятые дни, и ускоряет процесс выбора номера.

2. Выбор номера. На этом этапе продающую функцию выполняет визуальное наполнение карточки номера – фото и понятное описание о площади номера, вместимости, конфигурации спальных мест и стоимости.

3. Выбор тарифа. Функция, которая дает отелю увеличить средний чек — через продажу тарифов с питанием или без, через продажу детских завтраков.

Рост прямых продаж

Через восемь месяцев после подключения PMS-системы отель зафиксировал 494 прямых брони против 180 за аналогичный период прошлого года. Сегодня около 70% продаж поступает напрямую, а доля продаж с OTA снизилась до 25-30%.

Гости бронируют не только номера, но и дополнительные услуги — завтрак, прачечную и сауну, что помогает еще и увеличивать средний чек.

Управление отелем с телефона

Руководство может следить за загрузкой, выручкой и бронированиями прямо со смартфона. Все ключевые показатели видны в мобильной версии платформы, а изменения по тарифам, стоимости и условиям акций можно внести в несколько кликов.

Автоматизация бронирований и отчетов

Сотрудники «Протона» стали тратить меньше времени на рутинные задачи. Все процессы бронирования, оплаты и отчетности теперь собраны в одном интерфейсе, не нужно вручную сводить таблицы, сверять данные или искать информацию в разных программах для отелей. 

• Все брони, оплаты и комментарии по клиентам мгновенно отображаются в шахматке.
• В отдельной шахматке отображаются все услуги по часам: удобно планировать слоты для сауны, прачечной или конференц-залов.
• Менеджер каналов автоматически передает данные о тарифах и доступности номеров на подключенные площадки — «Яндекс Путешествия», «Островок», Bronevik и другие OTA, чтобы избежать овербукинга.
• Регистрация гостей в МВД, форма 1-КСР, отчеты для бухгалтерии формируются прямо из PMS-системы.
• В разделе аналитики доступны дашборды и прогнозы загрузки: можно отслеживать количество проданных номеров, выручку, среднюю продолжительность проживания и динамику спроса.

Быстрая и доступная поддержка

В отличие от коробочной системы, где ответы приходили только по e-mail, в «Бронируй Онлайн» техподдержка на связи 365 дней в году и решает 95% вопросов партнеров в течение одного часа. Написать специалисту поддержки можно через бот в Телеграм и там же в режиме реального времени обсудить все сложности, прислать скриншоты из программы и получить решение. При необходимости специалист техподдержки подключится к программе и выполнит нужные настройки.

Улучшение показателей 

За восемь месяцев работы с модулем бронирования «Бронируй Онлайн» «Протон» показал стабильный рост по ключевым показателям:

• Число прямых бронирований увеличилось в 2,5 раза — с 180 до 494 за тот же период прошлого года.
• Доля прямых продаж выросла до 70%, при этом доля продаж с OTA снизилась до 25–30%.
• Средний ежемесячный прирост количества прямых бронирований составил 15–20%.
• Скорость работы с тарифами и отчетами выросла: изменения теперь вносятся за минуты, без ожидания отклика от отдела продаж.

Как отель привлекает прямые бронирования

Прямые бронирования обходятся отелю дешевле, чем продажи через OTA с комиссией в 10-30%. Поэтому «Протон» продвигает собственный сайт и ведет гостей напрямую в модуль бронирования, где можно сразу выбрать номер и услуги и внести оплату без посредников.  

Чтобы увеличить количество прямых заявок, команда использует геосервисы и рекламные инструменты «Яндекс». Эти площадки стали основным источником целевого трафика. За 3 месяца размещения в «Яндекс Бизнесе» отель получил:

• 114 815 просмотров рекламного объявления — целевая аудитория стала чаще видеть отель в поисковике. 
• 8 416 переходов на сайт и модуль бронирования.
• 1 628 целевых действий — это звонки, заявки и переходы к онлайн-оплате.

За счет обновленных фото, актуальных тарифов и отзывов рейтинг отеля вырос на 0,3 пункта — с 4,2 до 4,5, что напрямую повлияло на позиции в выдаче и количество бронирований.

Кроме того, отель подключил рекламу в геосервисах 2ГИС и «Яндекс Карты». Результаты оказались неожиданными: «Яндекс Карты» за 3 месяца принесли 800 переходов, а 2ГИС давал около 50 переходов в месяц, при том, что рекламный бюджет был в 6 раз выше.

В итоге ставка на инструменты «Яндекса» оказалась более эффективной: трафик вырос, а большинство переходов ведет сразу в модуль бронирования, где можно выбрать номер, добавить услуги и оплатить проживание.

Преимущества облачных систем перед коробочными

Опыт «Протона» показывает, что даже крупный городской отель с устойчивым потоком гостей может заметно вырасти, если автоматизировать процесс бронирования. Переход на облачную PMS-платформу позволил команде работать быстрее, повысить загрузку и управлять тарифами без лишних согласований.

Почему прямые бронирования выгоднее:

• Вы не платите агрегаторам комиссию, которая может составлять 15–25%.  
• Видите все продажи в одной системе — тарифы, загрузку и отчетность.
• Работаете напрямую с гостями — пополняете базу гостей, влияете на повторные визиты и повышение лояльности.
• Продаете дополнительные услуги заранее — завтрак, трансфер, спа и другие.