PMS-система для отеля: что это, зачем нужна и как работает

В гостиницах много параллельных процессов: бронирование, заселение, отчеты, сервис и не только. Если в них будет путаница, отель потеряет прибыль и клиентов. Чтобы такого не происходило, нужны PMS-системы. В статье расскажем, что это и как помогает отельерам.

Что такое PMS-система

PMS (property management system) — это система с инструментами для управления отелем. PMS бывают двух видов: 

1. Коробочные — работают на компьютерах даже без интернета, а данные хранятся на сервере отеля. Плюсы: полный контроль над данными и гибкая настройка. Например, можно добавлять кастомные модули для услуг инструкторов по сноуборду. Минусы: чтобы внедрить, нужен IT-специалист или подрядчик, обновления платные.
2. Облачные — размещаются на серверах разработчика. Плюсы: внедряет поставщик ПО, в цену входят обновления и поддержка, система доступна из любого города россии при наличии интернета, дополнительные сервисы подключаются через настройки. Это могут быть онлайн-кассы, модули продаж и бронирования. Минусы: меньше возможностей для кастомизации, и данные хранятся на стороне поставщика.

Какие задачи решают PMS-системы

Главная задача инструмента — навести порядок в операционной работе отеля и снять ручную рутину с сотрудников. 

Система помогает:

• Принимать и обрабатывать бронирования в одном окне. PMS показывает, какие номера заняты, какие забронированы и какие доступны — без дополнительных таблиц, наложения броней, лишних кликов и путаницы.
• Вести базу гостей. Вся информация о клиентах хранится в системе: заезды, выезды, история проживаний. Администратору не нужно запоминать детали о каждом госте, любая смена имеет доступ к актуальным данным.
• Управлять тарифами и платежами. В PMS можно задавать цены, фиксировать оплаты и видеть финансовую картину отеля без отдельных и сервисов и ручного подсчета.
• Подключать каналы продаж и внешние сервисы. Цены, доступность номеров и ограничения автоматически передаются в OTA и другие системы. Это снижает риск ошибок, овербукинга и сбоев в работе.

Какие инструменты есть в PMS-системе для гостиницы

Основных инструментов три, но бывают и дополнительные — зависит от производителя системы. 

Модуль бронирования

Отельер может разместить модуль бронирования на сайте, в соцсетях или добавить ссылку в карточки отеля в геосервисах. Гостю не нужно звонить или писать в гостиницу — он сам выбирает даты, номер и сразу видит актуальную цену. Модуль работает как виджет: открывается прямо на сайте или по ссылке и ведет гостя по понятному сценарию бронирования — от выбора номера до подтверждения.

Дизайн модуля должен настраиваться под фирменный стиль отеля. Так он будет выглядит как часть сайта, а не как сторонний сервис, поэтому не собьет гостя и повысит доверие.

Шахматка 

Шахматка нужна для ежедневной работы с бронированиями. Он выглядит как календарь, в котором видно, какие номера и на какие даты заняты, забронированы или временно недоступны — например, из-за ремонта.

Каждое бронирование отмечено цветом. Например:

• зеленый — гость заселен;
• желтый — бронь подтверждена;
• красный — номер недоступен.

Цветовая схема может отличаться в разных PMS.

Если нажать на бронирование, откроется карточка брони. В ней указаны даты проживания, время заезда и выезда, категория и номер комнаты, количество гостей, тариф и статус оплаты. Здесь же отображаются дополнительные услуги, например, заказанный трансфер из аэропорта или питание.

Менеджер каналов

Менеджер каналов объединяет продажи со всех онлайн-платформ (ОТА) — например, с «Островка» или «Суточно.ру». Он автоматически передает в каналы продаж актуальные цены и наличие номеров. Если номер купили на одном сервисе, он сразу становится недоступен на всех остальных, чтобы избежать овербукинга. 

В разделе каналов отображаются все OTA, которые подключены к отелю. Раздел «Календарь продаж» отображает информацию об ограничениях и настройках автопередачи в каналы, а также показывает, сколько номеров из каждой категории может быть передано в OTA на выбранную дату. В правилах продаж можно задать ограничения — например, оставить часть номеров только для прямых броней и не показывать их в OTA.

Дополнительные инструменты

Каждая PMS предлагает свои дополнительные инструменты в зависимости от платформы и имеющихся интеграций. Какие-то инструменты входят в базовое предложение (например, модуль услуг от «Бронируй Онлайн»), а за какие-то нужно доплачивать. Это дает отел возможность подключать только те инструменты, которые действительно нужны для работы. Набор подбирается под формат и задачи конкретного объекта.

Модуль продажи услуг — позволяет гостям заказывать дополнительные услуги сразу вместе с бронированием номера. Например, спа, массаж, экскурсию или другую активность. В модуле можно разместить описание услуг, их фотографии и цены. Управлять ими можно через почасовую шахматку — в ней видно свободное и занятое время, без пересечений и ручных записей.

Интеграция с системами миграционного учета — автоматически отправляет в МВД данные о регистрации российских и иностранных гостей. Информация хранится списком: людей можно искать по ФИО, гражданству, времени проживания и статусу регистрации.

Конструктор сайтов — некоторые PMS позволяют создать для отеля одностраничный сайт с уже встроенным модулем бронирования. С ним можно сразу делать прямые продажи без отдельной разработки. Отелю достаточно передать пожелания по дизайну, фотографии номеров и информацию о дополнительных услугах — все, что важно показать гостю.

Интеграция с «1С: Бухгалтерия» — помогает автоматизировать подготовку бухгалтерских документов. PMS передает финансовые данные в учетную систему через API. В системе можно увидеть доходы от оплат по броням за проживание и платные услуги, которые не связаны с проживанием напрямую. Также в личном кабинете будет информация о наличных и безналичных расчетах. Например, «1С: Бухгалтерия» получает из PMS данные по операциям и на их основе автоматически формирует бухгалтерские документы — не нужно ничего вводить вручную и дублировать информацию.

Динамическое ценообразование — инструмент, который автоматически меняет цену в зависимости от спроса. Например, система может повышать цены на тарифы, когда занято более 90% номерного фонда, и снижать, если загрузка падает ниже 30%, чтобы стимулировать продажи в периоды спада.

Также в PMS систему можно интегрировать вашу CRM, онлайн, оффлайн-кассы и другие инструменты для отеля. Данные между системами сообщаются в реальном времени и без ошибок.

Как зарабатывать больше с помощью PMS

Вы не получите дополнительной прибыли, если просто установите PMS. Система автоматизирует работу и избавит от рутины и ручных ошибок, но чтобы увеличить прибыль, нужно уметь использовать все возможности платформы.

Развивайте прямые продажи. Это бронирования, которые гости делают напрямую у отеля, без посредников и OTA. Разместите модуль бронирования на сайте, в соцсетях и на всех площадках, где вас ищут гости. В модуле добавьте понятные описания номеров, фотографии и простые мотиваторы к покупке — например, «Лучшая цена» или «Последний доступный номер». Так гостю проще принять решение, а отель получает бронь без комиссии. 

Настраивайте тарифы и спецпредложения. Назначайте цены и тарифы с учетом своей целевой аудитории. Например, можно сделать специальные тарифы со скидкой для больших семей или гостей, которые останавливаются надолго. Это повышает шанс получить бронь.

Продавайте дополнительные услуги. В этом поможет модуль услуг. Разместите в нем понятные описания и фотографии, чтобы гость заранее видел, чем можно заняться в отеле. Продавайте не только услуги, но и товары к ним: банные веники и парения в дополнение к аренде бани, спа-масла к массажу и другие комбинации. Настройте продажу допуслуг в своем модуле бронирования — так гость сможет спланировать досуг вместе с выбором номера. Даже если гость на этапе бронирования выберет только номер, к моменту заезда он будет уже знать о возможных услугах на месте и сможет оформить их при заселении.

Как внедрить PMS-систему

Для запуска любой PMS нужны данные: номерной фонд, типы номеров, вместимость, тарифы и правила размещения. Чтобы выбрать PMS, обратитесь к поставщикам решений. Они проконсультируют и дадут тестовый доступ. Важно выбрать систему с полным сопровождением и надежной техподдержкой. Например, техподдержка «Бронируй Онлайн» работает семь дней в неделю без выходных и отвечает на запросы в среднем за 35 минут.

После выбора платформы у вас, скорее всего, будет период тестового доступа. Менеджер поможет настроить все инструменты и проконсультирует по возможностям системы. Внедрение занимает от 4 часов.  Цены самой зависят от поставщика и типа ПО: облачное или коробочное.

Лицензия на коробочную PMS в среднем стоит от 100 000 рублей за базовый пакет. Внедрение, настройка и интеграции обойдется в от 30% до 100% от цены лицензии. Также вы можете доверить внедрение сторонней IT-компании, цена будет разной от подрядчика к подрядчику.

Облачные PMS для отелей чаще всего работают по ежемесячной подписке. Цена внедрения зависит от количества номеров и набора функций. Также отель обычно платит разработчику процент с продажи через модуль бронирования. Чаще всего — до 4%.