Интеграция PMS с 1С: зачем она нужна и как работает

Исследование Яндекс 360 и центра НАФИ показало, что рутинная работа с документами занимает до четырех часов за смену. Отели каждый день проводят десятки операций: брони, оплаты, дополнительные услуги. Когда сотрудники вручную переносят эти данные в 1С, возникают ошибки, теряются суммы и замедляется закрытие месяца. Интеграция PMS «‎Бронируй Онлайн» с «‎1С:Бухгалтерия» решает эту проблему: данные уходят по нажатию всего одной кнопки. Рассказываем, как работает интеграция и почему упрощает жизнь бухгалтерии и управляющим.

Что такое связка PMS с «‎1С:Бухгалтерией»

Это помощник бухгалтера, который экономит время и исключает человеческий фактор в расчетах, потому что автоматически делает всю рутинную подготовку документов. PMS передает через API финансовые данные в 1С именно в том виде, в котором бухгалтерии они нужны для учета.

Например, 1С получает из PMS операции, на основе которых формирует готовые бухгалтерские документы. В связке PMS «Бронируй Онлайн» с «1С:Бухгалтерией‎», нужно только проверить и провести документы по оплатам наличными или картой за бронирование, товары и почасовые услуги. В 1С эти операции оформляются как отчет о розничных продажах, реализация товаров и услуг и счет на оплату покупателю.

Благодаря этому финансовый учет перестает жить своей отдельной жизнью. То, что сделал администратор утром, уже отражено в бухгалтерии днем, без повторного ввода данных. Это особенно удобно в моменты, когда операций много и бронирование меняется прямо в процессе: гость продлевает проживание, добавляет баню, отказывается от завтрака, оплачивает депозит и сразу же просит частичный возврат за отмененную услугу.

В ручном учете такие операции легко теряются между сменами. С интеграцией же каждый шаг фиксируется в PMS и передается в 1С по нажатию кнопки. Представьте, что гость въезжает в отель в 10 утра. Администратор отмечает заселение гостя в PMS. Начисление за проживание передается в 1С при очередной синхронизации. Через пару часов гость сообщает, что взял воду и шоколад из минибара в номере. Администратор фиксирует продажу в PMS. Данные по товарам автоматически уходят в 1С.

Вечером гость записывается в баню. Администратор добавляет услугу в системе, и она также передается в 1С в виде готового документа. Если гость платит картой, в 1С передаются сумма и способ оплаты. При оплате наличными автоматически формируется кассовая операция.

Передачу данных обеспечивает настройка фоновых заданий. При подключении интеграции отельер настраивает два таких задания. Первое фоновое задание выгружает все изменения и новые бронирования с заданной периодичностью. Рекомендуемая частота — каждые 180–300 секунд. Это позволяет обновлять информацию в 1С в течение дня. Второе фоновое задание запускается раз в сутки и синхронизирует весь объем данных целиком: тарифы, доступность и ограничения.

Проще говоря, если операция внесена сразу, она появляется в 1С при ближайшей синхронизации. Если данные добавлены позже, фоновые задания автоматически подтянут изменения. Ручной перенос и повторный ввод не нужны.

Как автоматизация экономит часы работы и избавляет отели от ошибок в учете

Когда данные автоматически уходят из PMS в 1С, сотрудники перестают заниматься рутиной, которая забирает время и не приносит отелю никакой выгоды. 

Освобождается время и повышается чек. Администраторы перестают вносить вручную данные из PMS, а эти часы могут потратить на работу с гостями: быстрее обработать запрос, подсказать услуги, принять звонок, решить вопрос на месте. В итоге гость получит внимание, а отель увеличивает конверсию в дополнительные продажи.

Нет хаоса в период высокой загрузки. Массовые заезды, свадьбы, корпоративы — все, что раньше приводило к потере услуг и «забытым» оплатам, теперь автоматически закреплено в учете. PMS фиксирует каждое действие сотрудника и отправляет его в 1С сразу — не нужно переносить информацию вручную, ждать окончания смены или восстанавливать картину дня по чекам и устным рассказам.

Ускоряется работа всего отеля. Видно, как растет выручка, какие услуги востребованы прямо сейчас, сколько денег принесла каждая категория. Можно оперативно менять расписание, усиливать персонал в нужные часы и использовать рост спроса именно тогда, когда он появляется.

Для сетевых отелей это особенно важно: интеграция работает одинаково на всех объектах, а новые площадки подключаются без долгой настройки. Данные со всех локаций попадают в учет в одном формате, а управляющий всегда видит актуальную картину: выручку, структуру продаж, остатки по услугам и реальное движение денег.

Система отслеживает совпадение данных между PMS и 1С. Если появляется расхождение, бухгалтер сразу их замечает, поэтому всегда работает с актуальными цифрами, без потерь и плавающих остатков.

Передача данных идет по защищенному каналу, и информация уходит в 1С без искажений. Это важно в работе с платежами: наличными, картами, предоплатами, депозитами. Система передает не только суммы, но и способы оплаты — бухгалтер получает точные данные для отчетности и кассовой дисциплины.

Как автоматизировать финансы отеля за 10 минут

Подключите интеграцию PMS «‎Бронируй Онлайн» с «‎Бухгалтерией». Команда «Бронируй Онлайн» поможет с настройкой, вам не придется разбираться в схемах обмена и правилах документооборота. С вашей стороны достаточно установить расширение и указать настройки загрузки. Расширение не вносит изменения в вашу конфигурацию и работает даже на базах, размещенных на 1С:Фреш. После подключения, данные о продажах и оплатах начнут поступать в 1С уже через несколько минут. 

Модуль не нужно обновлять вручную: как только выходит новая версия 1С, мы сразу адаптируем интеграцию, чтобы бухгалтерские данные и отчеты всегда были точными и актуальными. Если нужно решать любые вопросы по интеграции, эксперты техподдержки работают каждый день и решают до 94% проблем в первый час.