Подборка документов для отелей

Гостиничный бизнес — один из самых регулируемых законом бизнесов в России. Ошибка в документах может стоить десятки и сотни тысяч рублей. Как избежать штрафов — рассказали в статье, где собрали перечень основных документов, которые потребуются на трех этапах.

1. Открытие отеля (регистрация, открытие расчетного счета, уведомление в Роспотребнадзор).
2. Принятие и размещение гостей (документы при заселении, персональные данные, уголок потребителя).
3. Сдача отчетов (налоги, статистика, дашборды).

Документы для открытия отеля

Открытие отеля в России в 2025 году — это в первую очередь подтверждение права на помещение, получение лицензий, прохождение обязательной классификации и выполнение требований по безопасности и санитарии.

Регистрация бизнеса

Начать стоит с оценки масштабов будущего объекта. Если по бизнес-плану у вас небольшой отель без крупной инфраструктуры, а предполагаемый доход укладывается в лимиты до 450 млн рублей за налоговый период, оптимально открыть ИП с упрощенной системой налогообложения (УСН).

Если же проект нацелен на более крупный формат — гостиницу с рестораном, баром или развитой инфраструктурой, — практичнее и надежнее сразу регистрировать ООО (общество с ограниченной ответственностью). Такой формат упрощает привлечение партнеров, позволяет заключать долгосрочные контракты с инвесторами, брать кредиты и оформлять аренду на длительный срок. 

Документы для открытия ИП

• Заявление о государственной регистрации физического лица в качестве ИП по форме Р21001. В заявлении необходимо указать коды видов деятельности. Для гостиниц применяется основной код: 55.10 «Деятельность гостиниц и прочих мест для временного проживания». Также можно указать дополнительные коды, в зависимости от специфики вашего объекта размещения. Они указываются сразу при подаче формы Р21001 и фиксируются в ЕГРИП — отдельно получать их не нужно.
• Данные паспорта.
• Квитанция об оплате госпошлины в размере 800 ₽. При подаче заявления в электронном виде через портал ФНС или «Госуслуги» госпошлина не взимается.

Где оформить: налоговая служба (ФНС), «Госуслуги» или МФЦ.

Документы для открытия ООО

• Заявление о государственной регистрации юридического лица при создании по форме Р11001. 
• Устав — обязательный документ, определяющий название организации, юридический адрес, размер уставного капитала, порядок распределения прибыли, права и обязанности участников.
• Квитанция об оплате госпошлины в размере 4 000 ₽, подтверждение уставного капитала в размере от 10 000 ₽ (с помощью платежного поручения, справки о зачислении или акта оценки).

Где оформить: ФНС или «Госуслуги».

Расчетный счет

Для любого отеля нужен счет в банке при взаимодействии с юридическими лицами или при безналичных расчетах, чтобы соблюдать кассовую дисциплину. Для открытия расчетного счета банк запросит: 

Для ИП:

• Паспорт гражданина РФ.
• СНИЛС — желательно, но может не требоваться (в зависимости от банка).
• Свидетельство о регистрации ИП или выписка из ЕГРИП.
• Карточка ИП из налоговой.
  

Для ООО:

• Учредительные документы — устав, свидетельство о регистрации, ИНН, выписка из ЕГРЮЛ.
• Решение/протокол о назначении руководителя.
• Паспорт руководителя.
• Подпись и печать.
• Документы, подтверждающие полномочия представителей (если счет открывается через доверенное лицо).

Право собственности или аренды

• Свидетельство о праве собственности или договор аренды помещения.
• Дополнительные соглашения к зарегистрированному договору (например, о продлении срока).
• Выписка из Единого государственного реестра недвижимости (ЕГРН), которая подтверждает актуальное право собственности или аренды.

Пожарная безопасность

• Декларация пожарной безопасности.
• План эвакуации.
• Журналы инструктажей.
• Договор на обслуживание пожарной сигнализации и огнетушителей.

Санитарные нормы

• Санитарные книжки у всего персонала
• Договор на вывоз ТБО
• Договор на дератизацию и дезинсекцию
• Договор на стирку белья или собственная прачечная

Уведомление Роспотребнадзора

• Уведомление о начале осуществления гостиничной деятельности (составляется по форме, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 16.07.2009 № 584 «Об уведомительном порядке начала осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности»).
• Подтверждение подачи уведомления (распечатка из «Госуслуг» или отметка о приеме в МФЦ или ФНС).
• Квитанция об отправке по почте (если уведомление подано почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении).

Классификация гостиницы

Обязательная процедура для отелей, санаториев, баз отдыха и кемпингов. Подробнее о том, как пройти классификацию, и что нужно учесть владельцам объектов размещения — мы писали здесь. Для этого процесса понадобятся следующие документы: 

• Заявление на классификацию — подается через платформу Росаккредитации (электронно).
• Учредительные и регистрационные данные — ОГРН, ИНН, устав или свидетельство ИП.
• Право на помещение — свидетельство о собственности или договор аренды (с регистрацией, если требуется) + выписка из ЕГРН.
• Поэтажные планы и экспликация, а также схема расположения здания.
• Описание номерного фонда — площадь, оснащение, типы номеров.
• Пожарная безопасность — декларация, планы эвакуации.
• Договоры на обслуживание (ТБО, дезинсекция и т. д.) и программа производственного контроля (ППК).
• Правила проживания и перечень услуг — документально оформленные.
• Санитарные книжки сотрудников — по запросу.
• Квитанция об оплате классификации.

Лицензия на алкоголь

Если в отеле есть минибары, ресторан, кофейня или другая точка, где предполагается продажа алкогольной продукции, необходимо получить лицензию на розничную продажу алкоголя. Для этого понадобится собрать перечень документов.

• Учредительные документы: устав (или свидетельство ИП), ОГРН, ИНН.
• Платежное поручение или квитанция об оплате госпошлины в размере: 65 000 ₽ (город),  20 000 ₽ (сельская местность), — за каждый объект торговли.
• Документы, подтверждающие наличие уставного капитала (например, решение учредителей или выписка из банка).
• Документы на помещение: договор аренды или документ о собственности, выписка из ЕГРН, подтверждающая право пользования или владения.
• Информация об объекте: адрес помещения, его площадь (минимум 50 м² в городе, 25 м² в сельской местности), наличие склада и зала.
• Пояснительная записка: указание, что продажа будет осуществляться в стационарном объекте (онлайн-формат запрещен).

Экологическая документация

Любой объект размещения производит отходы: твердые бытовые, пищевые, химические (средства уборки, прачечная). За несоблюдение норм предусмотрены серьезные санкции вплоть до штрафов в сотни тысяч рублей и приостановки деятельности.

• Паспорт отходов I–IV классов опасности. Необходим, если отель образует отходы из этих классов — как правило, отходы IV класса (например, ТКО) точно попадают под обязанность паспортизации.
• Договор с региональным оператором на вывоз ТКО.
• Журнал учета отходов — внутренний производственный документ, где фиксируется информация об образовании, накоплении, передаче и утилизации отходов.

Документы для размещения гостей

После открытия отеля основной риск для предпринимателя — проверки контролирующих органов (МВД, Роспотребнадзор, налоговая, трудовая инспекция). 

Документы при заселении гостей

Главная задача этой группы документов — зафиксировать договоренность между отелем и гостем в момент заезда. От правильно оформленных бумаг зависят и безопасность, и правовая защита в случае споров.

• Договор оказания услуг (публичная оферта) — как правило, оформляется в виде правил проживания и подтверждается регистрационной картой гостя.
• Регистрационная карта гостя — содержит данные паспорта, подпись клиента, срок проживания, стоимость.
• Журнал регистрации гостей (бумажный или электронный) помогает вести системный учет и использовать данные при миграционной отчетности.

Правила проживания

Правила проживания — это не формальность для Роспотребнадзора, а инструмент управления ожиданиями гостей. Они позволяют заранее объяснить, какие услуги входят в стоимость, как проходит заселение/выезд и в каких случаях возможен возврат денег.

• Утвержденные правила проживания.
• Перечень услуг (включенных в стоимость и платных).
• Порядок оплаты и возврата.

Уголок потребителя

Уголок потребителя в отеле — это маркер прозрачности и доверия со стороны клиента. Гость должен иметь доступ к информации о компании и ее услугах, не обращаясь каждый раз на стойку к администратору.

• Копия свидетельства о регистрации (ОГРН/ЕГРИП).
• Правила проживания.
• Книга жалоб и предложений.
• Сведения о наличии звезд, при наличии. 

Персональные данные гостей

Работа с персональными данными — отдельная зона риска. Отели собирают и хранят паспорта, телефоны, банковские реквизиты гостей. Здесь нужно формально закрепить порядок обработки, иначе можно попасть под серьезные санкции Роскомнадзора.

• Политика обработки персональных данных — должна быть доступна на сайте и на стойке регистрации
• Согласие на обработку персональных данных — подписывается гостем при заселении на отдельном бланке.
• Локальные акты: положение об обработке персональных данных, приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных.

Трудовые отношения и персонал

Отель — это круглосуточная работа, поэтому трудовые договоры и локальные акты должны учитывать сменный график, особенности сервиса и требования охраны труда.

• Трудовые договоры и личные дела сотрудников
• Локальные нормативные акты (ПВТР, должностные инструкции
• Спецоценка условий труда (СОУТ)
• Журналы по охране труда.

Санитария и безопасность

Гостиница ежедневно контактирует с большим числом людей, поэтому санитарная документация — это инструмент защиты здоровья гостей и персонала.

• Санитарные книжки персонала.
• Журналы уборки помещений.
• Графики дезинфекции.
• Журналы инструктажей по технике безопасности.

Питание и ресторан при отеле

Если в отеле есть ресторан или кафе, добавляется отдельный пакет обязательных документов, которые касаются безопасности пищевой продукции и учета алкоголя.

• Программа ХАCCП (система качества пищевого производства и общепита)
• Температурные карты хранения и приготовления
• Учет алкоголя в системе ЕГАИС (если есть лицензия).

Отчетность отелей

Недостаточно собрать документы один раз, нужно строго соблюдать календарь отчетности: налоговые декларации, статистика, отчеты, уведомления МВД. Именно на этом этапе чаще всего случаются штрафы, потому что отельеры просрочили дату подачи документов или отправили не ту форму.

Федеральная налоговая служба (ФНС)

Любой отель, будь то мини-отель на 10 номеров или сеть с рестораном и спа, обязан вести налоговую отчетность. Отличия зависят от формы бизнеса и выбранной системы налогообложения. Документы и сроки:

• Декларация по УСН.
• Авансовые платежи по УСН.
• ЕНП — единый налоговый платеж
• НДФЛ сотрудников.
• 6-НДФЛ — квартальная форма, отражающая удержанный налог.

Миграционный учет гостей (МВД)

При заселении гостей отель обязан оформлять и передавать в МВД:

• Уведомление о прибытии иностранного гражданина — форма утверждена приказом МВД.
• Анкета о прибытии — для граждан РФ из других регионов.
• Регистрационная карточка гостя — внутренний документ отеля.

Документы подаются в течение одного рабочего дня после заселения — на бумаге или в электронном виде через Госуслуги или специализированные сервисы.

Росстат

Росстат собирает данные об объеме услуг, турпотоке и номерном фонде. Отчетность обязательна для всех гостиниц, независимо от размера.

• Обязательные формы для гостиниц: П-1 (отчет о производстве услуг), 1-Туризм (если применимо), 1-услуги.
• Периодичность: квартальные и годовые отчеты. Сроки указываются в «Кабинете респондента Росстата».

Как отелю заполнять форму 1-КСР

Социальный фонд России (СФР)

После объединения ПФР и ФСС в 2023 году отчетность упростили, но она стала строже. Теперь все формы подаются в СФР в электронном виде. Обязательные формы: 

• ЕФС-1 — сведения о стаже и начисленных взносах.
• СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности сотрудников.

Роспотребнадзор

Формально отчеты в Роспотребнадзор не сдаются по календарю, но документы должны быть готовы к проверке в любой момент.

• Программа производственного контроля (ППК) — обязательна для отелей с общепитом.
• Акты о проведении санитарных мероприятий — дезинфекция, дератизация, дезинсекция.
• Договоры на вывоз мусора и стирку белья — предъявляются при проверках.

Ответственность и штрафы

Даже если отель хорошо работает с гостями, ошибки в документообороте приводят к крупным потерям. Ниже — основные диапазоны штрафов по КоАП РФ:

• Нет документов на жилье (право собственности или аренды) — от 4 000 ₽ (ИП) до 200 000 ₽ (юрлица) или приостановка деятельности до 90 суток.
• Нарушение правил миграционного учета — от 400 000 ₽.
• Нарушение обработки персональных данных — от 30 000 ₽ до 150 000 ₽.
• Несдача статистических отчетов в Росстат — до 70 000 ₽.
• Нарушение санитарных правил (нет ППК, медкнижек, договоров) — до 500 000 ₽ и приостановка деятельности.

Помимо обязательных бумаг для ФНС, Росстата и Роспотребнадзора, есть еще и внутренние документы: отчеты по загрузке, бронированиям, доходности. Все это забирает время и ресурсы, а любая ошибка может дорого стоить бизнесу.

«Бронируй Онлайн» помогает автоматизировать часть этих процессов и держать под контролем ключевые показатели. В системе доступны 7 видов отчетов:

• Доходность и загрузка;
• Дашборд с ключевыми метриками;
• Отчет по источникам бронирований;
• Отчет по самим бронированиям;
• Обязательный для Росстата отчет 1-КСР;
• История и прогноз по загрузке;
• Отчет по туристическому налогу.

Каждый отчет формируется автоматически на основании данных PMS-платформы и может выгружаться в удобном формате. Это значит, что отелю не нужно вручную собирать информацию по номерному фонду, загрузке или источникам бронирования — система делает все за вас. Дополнительно предусмотрено разделение отчетности по номерному фонду и услугам: можно легко отслеживать, какая часть дохода идет от номеров, а какая — от допуслуг.