Как избежать путаницы в бронированиях с помощью шахматки

Управление бронированиями — один из самых сложных процессов в гостиничном бизнесе. Когда в отеле десятки номеров, а заезды и выезды происходят ежедневно, важно оперативно отслеживать свободные категории, фиксировать новые заявки и учитывать статус каждого заселения. В противном случае возникают пересечения, двойные бронирования и ситуации, когда персонал просто не успевает подготовить номера к заселению. Всё это не только создаеёт стресс для сотрудников, но и негативно влияет на репутацию отеля.

Решение — шахматка броней. Это инструмент, который превращает хаос в чёткую и прозрачную систему учёта.

Для PMS-платформы «Бронируй Онлайн» мы разработали не просто шахматку, а целую систему управления отелем. Она помогает контролировать тарифы и загрузку номерного фонда, управлять бронированиями и оплатами, продавать дополнительные услуги, вести аналитику и работу с гостями. В системе есть телеграм-бот для, инструменты для постановки задач, расширенная статистика и техническая поддержка — всё в одном месте и без лишних сложностей.

Разбираемся, как всё работает, и почему тревел шахматка броней нужна каждому отелю.

Что такое шахматка и как она упрощает работу

Шахматка — это не просто таблица или календарь, а динамический интерфейс, который отображает все заезды и выезды в удобном визуальном формате. В отличие от бумажных журналов и статичных электронных таблиц, программа обновляется в режиме реального времени и сразу показывает: 

• Какие номера заняты
• Какие скоро освободятся
• Какие доступны для бронирования

Система позволяет: 

• Быстро видеть доступность номеров — персонал всегда знает, сколько номеров занято, сколько свободно и какие категории пользуются спросом
  
• Предлагать гостям альтернативы в один клик — если выбранный номер занят, система сразу показывает доступные варианты или предлагает апгрейд

• Отслеживать финансовые показатели — это поможет прогнозировать ожидаемую выручку за день, а также средний чек и динамику отмен

Благодаря интеграции с онлайн-бронированием информация о заявках поступает в шахматку автоматически. Администратор не тратит время на ручной перенос данных, что снижает вероятность ошибок и ускоряет работу с гостями. Доступ к системе управления отелем возможен с любого устройства — даже если администратор вне отеля.

Бронирования без задержек 

В высокий сезон или в дни пикового спроса скорость работы персонала играет решающую роль. Если нужная категория номера уже занята, система управления отелем позволяет быстро подобрать и предложить гостю альтернативу: 

• Номер другой категории по той же цене

• Апгрейд за дополнительную плату

• Выбор ближайших свободных дат

Благодаря интеграции с платёжными модулями, система управления отелем не только фиксирует бронирование, но и моментально резервирует сумму на счёте гостя, исключая двойные продажи.

Система также помогает анализировать источники бронирований. Например, если 70% заявок приходит через Авито, можно запустить акцию на своём сайте, чтобы сократить комиссии. А если загрузка падает в середине недели, можно предложить гостям специальные тарифы или дополнительные услуги.

Анализ статистики и распределение загрузки 

Ещё одно важное преимущество системы управления отелем от «Бронируй Онлайн» — глубокий анализ данных. В шахматке отображается вся информация по текущим и предстоящим заселениям, что помогает оценить загруженность на конкретные даты и спланировать работу персонала.

Система отслеживает: 

• Сезонные тренды — когда начинается наплыв туристов или, наоборот, наступают «мёртвые» сезоны

• Эффективность рекламных кампаний — какие каналы приносят больше всего гостей с высокой лояльностью
  
• Поведенческие данные гостей — средняя продолжительность проживания, частота отмет и популярные категории номеров 

• Работу персонала — сколько времени занимает подготовка номеров и обработка заявок

Эти данные позволяют оптимизировать ценообразование, планировать ремонты в низкий сезон и обучать сотрудников на основе реальных кейсов.

Гибкий поиск и редактирование броней

В гостиничном бизнесе важно не только фиксировать заявки, но и оперативно вносить изменения. Гости могут менять даты заезда, продлевать или сокращать проживание, переносить бронь на другие номера.

Инструмент позволяет найти нужную бронь за секунды — достаточно ввести фамилию гостя, номер брони или даты заезда. Это похоже на умный навигатор. 

 Вы можете комбинировать фильтры:  

• По датам: например, найти всех гостей, которые заезжают 15 сентября и выезжают 20 сентября

• По статусам: показать только неподтверждённые брони или те, где требуется доплата

• По особым отметкам: запросы на детские кровати, ранний заезд или VIP-обслуживание

Кроме того, система автоматически фиксирует все корректировки, поэтому сотрудники всегда видят актуальную информацию и могут отслеживать, кто и когда вносил изменения.

Контроль уборки номеров

Одна из частых проблем в отелях — несогласованность между администрацией и службой уборки. Например, гости уже на ресепшене, а номер ещё не готов, потому что горничные вовремя не получили информацию о выезде.

В системе управления отелем от «Бронируй Онлайн» этот процесс автоматизирован. Как только гость выселяется, статус номера меняется, и персонал получает уведомление о необходимости уборки. Это помогает поддерживать высокий уровень сервиса и избегать неприятных ситуаций с задержкой заселений.

Горничные видят в системе:

• Приоритеты: номера, куда скоро заедут новые гости, попадают в список «Срочная уборка»

• Особые требования: дополнительная дезинфекция, смена постельного белья после длительного проживания или уборка после гостей с животными

• Контроль статусов: старшая горничная подтверждает готовность номера в системе, а администратор моментально получает обновлённую информацию

Благодаря этому сотрудники ресепшена всегда знают, какие номера готовы к заселению, а гости получают сервис без задержек.

Круглосуточное бронирование

Система управления отелем не только оптимизирует работу персонала, но и увеличивает доход отеля. Интеграция с модулем онлайн-бронирования позволяет продавать номера круглосуточно без необходимости звонков и долгих согласований.

Если раньше клиенту приходилось писать запрос на почту или звонить администратору, то теперь он может зайти на сайт, выбрать номер и сразу его забронировать.

Шахматка моментально обновляется, и информация о заселении становится доступной персоналу. Это сокращает нагрузку, снижает вероятность ошибок и увеличивает конверсию продаж.

Почему стоит выбрать систему управления отелем от «Бронируй Онлайн»

Шахматка от «Бронируй онлайн», входящая в состав системы управления отелем,  — это не просто инструмент для учёта, а центральный элемент. Она сокращает время на рутину, предотвращает ошибки и повышает доверие гостей за счёт прозрачности процессов. 

Что делает наша система?

• Увеличивает доход за счёт круглосуточных онлайн-продаж

• Работает в режиме реального времени и автоматически обновляет статусы броней.

• Интегрируется с сайтом и агрегаторами, помогая увеличивать загрузку

• Поддерживает гибкий поиск: найти бронь можно по фамилии гостя, дате или статусу заявки

• Упрощает управление уборкой, предотвращая задержки с подготовкой номеров

• Оптимизирует финансы: анализирует спрос, фиксирует предоплаты и защищает от двойных продаж