Как отчитаться по форме 1‑КСР: пошаговая инструкция

КСР – это аббревиатура обозначения «коллективные средства размещения». По российскому законодательству к таким средствам размещения относятся все организации и индивидуальные предприниматели, официально предоставляющие туристам место для ночевки в приспособленном для этого помещении с номерами, комнатами и койко-местами. Под это определение попадают отели, гостиницы, гостевые дома, хостелы, мотели, меблированные комнаты, санатории, дома и базы отдыха, кемпинги, туристические базы, туристические поезда, круизные и прогулочные суда и другие подобные места.

Государство обязывает всех владельцев средств размещения регулярно подавать отчеты в разные органы. В число таких отчетов входит и форма 1-КСР – трудоемкий документ из 7 разделов и 700+ строк для заполнения. В статье расскажем, куда подавать эту форму, как ее заполнить и можно ли сделать процесс внесения данных менее трудоемким.

Что такое отчет 1-КСР

Отчет 1‑КСР – это документ для сбора статистики по отелям. Его форма утверждена Приказом Росстата от 31.07.2023 № 368. В отчете указывают общую информацию по объекту размещения, его номерному фонду и финансовой деятельности, статистику по гостям и сведения о персонале. 1-КСР сдают за каждый месяц и общий отчет за год. Бланк подается в отделение Росстата по месту нахождения средства размещения, даже когда юридический адрес компании находится в другом регионе – то есть, если московская компания выступает собственником отеля в Сочи, то форма 1-КСР будет подаваться в Росстат Сочи, а не в Москве. При наличии электронной подписи отчет можно отправлять в ведомство через интернет, зарегистрировавшись в системе сбора отчетности Росстата. Инструкция по отправке подписанного отчета есть на сайте Росстата.

• Ежемесячные отчеты сдаются до 7 числа каждого месяца – то есть, отчет за август нужно будет подать до 7 сентября.
• Ежегодные отчеты сдают до 1 февраля следующего года – то есть, форму за 2025 год нужно будет подать до 1 февраля 2026-го. 
• Объекты, которые работают только в летний или в зимний сезон, должны подавать лишь годовой отчет, без ежемесячных.
• Отчет нужно сдавать, даже если средство размещения по каким-то причинам временно не работало и не принимало гостей – тогда в отчете нужно будет заполнять общую информацию, без разделов о постояльцах.
• Организации-банкроты не освобождаются от сдачи отчета.
• Если у отельера несколько объектов гостиничного бизнеса, то отчет подается по каждому отдельно.
• Если собственник сдал средство размещения в полную аренду, то отчетность обязан предоставить арендатор, а если в частичную – то владелец объекта, запросив у арендатора недостающие сведения.

Проверяющие органы используют данные из отчета для для сбора и анализа статистики в сфере туризма – расчета загрузки номерного фонда по регионам, планирования господдержки отрасли и составления официальной статистики для министерств, органов власти и инвесторов.

Как заполнять 1-КСР

Отчет нужно заполнять постранично и построчно. Поля с общей информацией о средстве размещения заполняются один раз для первого отчета, а затем эти данные можно сохранить в электронной форме бланка и переиспользовать для всех последующих отчетных периодов. Это касается титульного листа, разделов 1, 2 и раздела 7.

Титульный лист: сведения о компании

На титульном листе необходимо заполнить полное наименование организации (должно полностью совпадать с названием в учредительных документах), ОКПО, ИНН, ОГРН, фактический и юридический адреса, контактные данные ответственного лица, код формы по ОКУД и код организации по ОКПО. Эти данные обычно указаны на уставных документах и фирменных бланках.

Раздел 1: данные о средстве размещения

В первый раздел вносятся данные об объекте – вид средства размещения, система налогообложения, сезонный или постоянный тип работы и категорию. Напротив подходящей характеристики нужно вписать цифру «1» в поле «Нужное отметить». Если вы отмечаете объект как санаторно-курортную организацию, у нее необходимо выбрать спецификацию напротив соответствующего поля (строки 105–110). При этом у объекта обязательно должна быть вся документация, подтверждающая статус санаторно-курортного средства размещения. Если такой документации нет, то необходимо выбрать наиболее подходящий тип объекта в других строках. Обратите внимание на необходимость выбора категории даже для объектов без звезд – в этом случае необходимо проставить единицу напротив строки 126 – «без категории».

Раздел 2: номерной фонд

Во втором разделе вносится информация по номерному фонду – общее количество номеров (строка 201) и отдельно номера высших категорий (строка 202) и специальные номера для гостей с ограниченными возможностями здоровья (строка 203). Если у отеля есть номера, которые появились только в текущем отчетном периоде (месяце для ежемесячного отчета 1-КСР и в году – для годового), то о них нужно сообщить отдельно (строка 204). Также необходимо указать общую площадь всех номеров (строка 205) и количество мест для размещения (строка 206). Сезонные объекты указывают также количество рабочих дней в году в строке 207 (только для годового отчета).

Раздел 3: статистика по гостям

В третьем разделе заполняется общее количество ночевок (строка 301) с разделением на сроки пребывания граждан России (строка 302) и иностранных граждан (строка 303). Аналогично заполняются строки о количестве гостей – строка 304 для общего количества человек, а 305 и 306 – для граждан России и зарубежья. Если объект размещения предоставляет услуги по путевкам, то он заполняет также строки 307–309. В строку 310 вписывается количество гостей с ОВЗ. Для всех заполненных строк также необходимо прописать распределение по возрастам в соответствующих столбцах.  

При наличии среди гостей иностранных граждан (строки 303, 306 и 309) необходимо заполнить также Справку 1 внутри формы 1-КСР.

Средствам размещения, которые предоставляют услуги лечения, нужно будет заполнить Справку 2 внутри отчета, где вносится распределение реализованных путевок по возрастам гостей.

Раздел 4: цели поездок

В четвертом разделе отдельно для российских и иностранных граждан вносятся статистические данные по целям поездок: отпуск (столбец 1), образование (столбец 2), оздоровление (столбец 3), религиозные поездки (столбец 4), деловые (столбец 6) и прочее (столбец 5). Для заполнения необходимо уточнять о целях поездки у всех гостей при заселении или внести соответствующий пункт для заполнения в регистрационную карту.

Раздел 5: продолжительность пребывания

В пятый раздел вносятся статистические данные по продолжительности пребывания отдельно для граждан России (строка 501) и иностранцев (строка 502). При этом число гостей в строке 501 будет равно количеству в строке 302 третьего раздела, а данные в строке 502 будут совпадать со строкой строке 303.

Раздел 6: финансы

В шестом разделе вносятся финансовые показатели за отчетный период (строки 601–605). Данные нужно указывать в тысячах рублей. Помимо общей суммы, нужно прописать доход отдельно от проживания (строка 602) и питания, не входящего в стоимость номера (строка 603). В строке 604 под прочими доходами подразумеваются все доходы, которые принесли объекту не гости: это могут быть поступления средств из государственного бюджета, головной компании, дочерних предприятий, сдачи земель или помещений в аренду, продажи каких-то услуг внешним покупателям и прочее. В строку 605 вносятся затраты за отчетный период.

Раздел 7: персонал

В седьмом разделе необходимо указать статистические данные по количеству работников. Если на малом объекте всю деятельность выполняет индивидуальный предприниматель, то в строке 701 необходимо поставить единицу. 

Лучший способ обезопасить себя от ошибок – автоматизировать управление отелем через PMS-платформу. С системой управления «Бронируй Онлайн» данные для отчетов выгружаются автоматически, исключая вероятность ошибок при ручном заполнении.