Создание и настройка роли

Чтобы создать и настроить роль, перейдите в раздел личного кабинета «Роли и пользователи» (открыть в личном кабинете) и нажмите кнопку «+Новая роль».

Введите название роли (например: администратор) и выберите права, к которым пользователь с данной ролью будет иметь доступ.

После указания названия и выбора прав пролистайте вниз и нажмите кнопку «Сохранить».

Система отобразит уведомление и предложит сразу добавить пользователя.

Чтобы изменить название или набор прав, нажмите на название роли списке.

При необходимости можно создать несколько ролей, чтобы разграничить права доступа для разных сотрудников.

Добавление и настройка пользователя

Чтобы создать пользователя и пригласить его в систему, нажмите на кнопку  «+Пользователь» в разделе «Роли и пользователи» (открыть в личном кабинете) или выберите «Добавить пользователя» в момент создания роли.

Откроется всплывающее окно отправления приглашения, необходимо выбрать роль и указать почту пользователя, а затем нажать кнопку «Сохранить».

Обратите внимание

На адреса почтового сервиса iCloud письма могут не поступать, так как компания может блокировать письма от российских отправителей. Рекомендуется использовать почтовые сервисы Yandex, Mail, Gmail и другие.

После отправки приглашения пользователю придет письмо.

Пользователю нужно перейти по ссылке из письма и нажать кнопку «Зарегистрируйтесь» в открывшемся окне.

Откроется страница заполнения личных данных, где необходимо указать ФИО и номер телефона, придумать пароль, а также подтвердить пользовательские соглашения. В конце нужно нажать кнопку «Зарегистрироваться».

После заполнения всех данных пользователь может войти в личный кабинет. В качестве логина используется электронная почта, а пароль пользователь заводил при регистрации.

Чтобы изменить роль пользователя или удалить его из системы, нажмите на значок карандаша рядом с его именем в списке пользователей.

Пример роли

Права пользователя — важный параметр. При их выборе необходимо учитывать обязанности сотрудника. Если сотрудник является вашим полным помощником, можно предоставить ему все права доступа.

Рассмотрим пример одной из самых популярных ролей в отеле — Администратор.

Как правило, администратор работает с бронированиями: от просмотра и редактирования броней до формирования отчетов. Пример набора прав:

• Доступ к бронированиям — для работы с бронированиями выдаем полные права.
• Доступ к разделу «Номера и тарифы» — отметьте права только для просмотра, если администратор не занимается созданием и редактированием тарифов и цен.

Набор прав в категории «Номера и тарифы» является обязательным для просмотра раздел «Шахматка».

 

• Доступ к разделу «Услуги» — отметьте все права, кроме создания, редактирования и удаления услуг.
• Доступ к разделу «Настройки» — здесь можно отметить 2 права: доступ к шаблонам документов, чтобы можно было их печатать, а также просмотр правил раннего заезда и позднего выезда, что поможет при работе с бронированиями.

• Доступ к отчетам по бронированиям — если администратор будет формировать отчеты, то будет достаточно права отчета по бронированиям и статистика.
• Доступ к разделу «Маркетинг» — в данном разделе необходимо отметить профили гостей, для того, чтобы можно было просматривать контактную информацию и заполнять карточку гостя при заселении.
• Доступ к модулю уборки — отметьте работу с графиком и назначение новых уборок, для того, чтобы можно было контролить уборку номеров до заезда/после выезда гостя.

При изменении обязанностей сотрудника своевременно корректируйте его роль или создавайте новую с подходящим набором прав.

Сообщение Настройка ролей и пользователей появились сначала на Бронируй Онлайн.

Управление доступностью определенных комнат в «Шахматке»

Используйте этот способ для ручного управления свободными и занятыми датами конкретных комнат. Подойдет, если вам нужно:

• Закрыть одну или несколько комнат на определенные даты (например, из-за ремонта).
• Быстро проверить и изменить доступность отдельных комнат в календаре.

Этот вариант чаще всего используют для оперативных и разовых изменений.

Перейти к подробной инструкции.

Управление доступностью категорий в «Шахматке» 

Используйте способ для временного закрытия для бронирования всей категории номеров на определенные даты. Подойдет, если:

• Вы не хотите продавать определенную категорию в конкретный период.
• Категория временно недоступна (сезонное закрытие).
• Нужно массово закрыть все номера одной категории сразу.

Этот способ удобен, когда изменения касаются не отдельных комнат, а всей категории сразу.

Перейти к подробной инструкции.

Управление доступностью категорий в «Номерах и тарифах»

Используйте этот способ для закрытия продажи категории номеров без привязки к определенным датам. Подойдет, если:

• Категория больше не используется.
• Вы временно убрали категорию из продаж без указания конкретного периода.

Перейти к подробной инструкции.

Управление доступностью с помощью ограничения тарифа Stop Sale

Используйте этот вариант, если нужно временно закрыть тариф, не меняя доступность номеров или категорий. Подойдет, если:

• Вы хотите полностью остановить продажи по конкретному тарифу.
• Нужно закрыть тариф на отдельные даты или период.
• При этом другие тарифы должны оставаться доступными.

Этот способ полезен, когда важно управлять продажами исходя из тарифов, а не номеров.

Перейти к подробной инструкции.

Сообщение Управление доступностью появились сначала на Бронируй Онлайн.

Для настройки перейдите в раздел «Номера и тарифы» → «Цены» (открыть в личном кабинете).

Менять цены можно точечно или массово.

Массовое изменение цен

Для первичной настройки цен удобнее всего воспользоваться массовым вводом. Для этого нажмите на кнопку «Массовое изменение цен» в левой верхней части экрана.

В открывшемся окне можно выбрать вариант отображения таблицы цен — по номерам или по тарифам.

При отображении «По номерам» первично показывается категория номеров и привязанные к ней тарифы. При выборе «По тарифам» первично будет отображен тариф и привязанные к нему категории номеров. 

По умолчанию выбран вариант «По номерам».

При любой схеме отображения в окне отображения цен необходимо ввести период и выбрать категорию/тарифы из выпадающего списка. При необходимости можно добавить несколько периодов (до 50 периодов в рамках 2 лет от текущей даты) через кнопку «+Добавить период» или исключить из отображения отдельные дни недели.

Даты можно выбирать только на ближайшие 2 года от текущей даты включительно.

Кнопка «Отображать текущие цены» скроет или покажет цены, которые уже были установлены ранее. 

В открывшемся списке цен, у вас есть возможность изменять цены сразу для всех дней. Для этого нужно ввести цены в правую колонку «Все дни» и нажать кнопку «Сохранить».

Точечное изменение цен

При необходимости точечной корректировки можно вручную изменить цены в отдельной ячейке. Для этого кликните на иконку карандаша в ячейке нужного дня и скорректируйте цену в открывшемся окне.

Все поля в открывшемся окне будут заполнены автоматически и активным для редактирования останется только выбранный день.

Изменение цен для диапазона ячеек

При необходимости можно выделить для изменений диапазон ячеек, протянув по нужному блоку курсором мышки.

После установления цен можно будет совершать бронирования и пользоваться «Шахматкой».

Сообщение Цены появились сначала на Бронируй Онлайн.

Заведение категории

Для старта работы и открытия продаж необходимо завести в системе категории номеров вашего объекта размещения. Для этого перейдите в раздел «Номера и тарифы» в левом боковом меню и выберите подраздел «Категории номеров» (открыть в личном кабинете).

Добавить новую категорию можно через кнопку «+Новая категория» в правой верхней части экрана.

Заполните всю информацию о категории. Поля, которые нужно заполнить обязательно:

• Категория номера.
• Площадь (нужно прописать целое число, без дробных значений).
• Кол-во основных мест.
• Тип кровати (при выставлении количества кроватей не вписывайте в поле «0» — в случае отсутствия кроватей конкретного типа просто оставьте поле пустым).
• Возрастные диапазоны для дополнительных мест, если они предусмотрены в данной категории. 

Также здесь на усмотрение объекта можно заполнить:

• Короткое название категории, которое будет отображаться в шахматке и разделе «Бронирования».
• Фотографии номеров этой категории.
• Ограничение на минимальное количество ночей для бронирования номеров этой категории.
• Отдельный для этой категории расчетный час.
• Описание для категории и отдельные правила проживания в этой категории номеров, если такие предусмотрены.
• Оснащение номеров этой категории.
• Релиз-период для этой категории для интеграции с сервисом бронирований отелей «Броневик».

После заполнения данных о категории необходимо нажать на кнопку «Сохранить» в нижней части экрана.

Редактирование заведенной категории

Отредактировать заведенные категории номеров можно, вернувшись к списку всех категорий в разделе «Номера и тарифы» бокового меню (открыть в личном кабинете). Выберите в списке всех категорий нужную и кликните на ее название, чтобы увидеть все настройки.

Для редактирования настроек номера необходимо нажать на иконку карандаша у названия внутри карточки категории.

Привязка номеров к категории

Чтобы запустить продажи категории, необходимо привязать к ней конкретные номера. Для этого перейдите во вкладку «Номерной фонд» в верхней части страницы (открыть в личном кабинете).

Попасть в меню можно также из левого бокового меню: «Номера и тарифы» → «Номерной фонд» (открыть в личном кабинете).

Для добавления к заведенной категории конкретного номера нажмите на кнопку «+Новый номер» в правом верхнем углу.

В открывшемся окне необходимо выбрать нужную категорию из выдающего списка и завести к ней необходимое количество номеров через кнопку «+Номер комнаты».

Добавление категорий к тарифам

Чтобы заведенные категории номеров были доступны к продаже, необходимо привязать их к одному или нескольким тарифам.

Если вы еще не настраивали основной тариф, вам поможет инструкция «Запуск основного тарифа».

Для привязи заведенной категории к тарифу перейдите в раздел «Номера и тарифы» → «Тарифы» в левом боковом меню (открыть в личном кабинете).

В списке заведенных ранее тарифов выберите тот, в который нужно добавить новую категорию, и зайдите внутрь, щелкнув на название тарифа.

В открывшемся меню настроек добавьте новую категорию в выпадающем меню пункта «Категории номеров» и нажмите кнопку «Сохранить» внизу страницы.

Чтобы номера отобразились в «Шахматке» и стали доступны для бронирования, необходимо установить цены.

Перейти к разделу настроек «Цены».

Сообщение Запуск новой категории появились сначала на Бронируй Онлайн.

Настройки отеля

Основная информация

В левом меню откройте раздел «Настройки» → «Настройки отеля» (открыть в личном кабинете). 

Во вкладке «Настройки отеля» вводится основная информация о вашем объекте размещения.

Если все элементы меню не помещаются на экране вашего устройства, вы можете прокрутить его при помощи колесика мыши или тачпада на ноутбуке.

Заполните всю контактную информацию об объекте: название, адрес, номер телефона для связи с объектом, электронную почту и сайт (если есть). Эту информацию гость увидит в ваучере, который гостю получит на почту после оформления бронирования.

Вы также можете загрузить логотип вашего объекта, он отобразится в модуле бронирования и в ваучере гостя. Логотип загружать необязательно.

В поле для логотипа не рекомендуется загружать фотографии объекта и другие изображения, не являющиеся логотипом. Оптимальнее всего добавить логотип квадратного формата или близкого к нему по форме.

Ниже необходимо ввести расчетный час, который будет применяться в вашем объекте размещения. В соответствующих полях нужно выбрать отдельно время заезда и время выезда.

На этом этапе указывается общий расчетный час — далее при необходимости можно будет указывать другое время заезда и выезда для отдельных категорий в настройках категорий.

Далее вы можете указать возрастные диапазоны для детей. Если определенная категория детей может проживать у вас без предоставления места – отметьте соответствующую галочку.

Обратите внимание, что возраст выбирается включительно — то есть верхние и нижние границы возраста входят в диапазон.

Вы можете добавить еще 3 возрастных диапазона в том случае, если цены на размещение детей отличаются в зависимости от их возраста.

На этом этапе вы устанавливаете только диапазон возраста. Установить цены на размещение детей по каждому диапазону можно будет в разделе «Цены».

Реквизиты

Во вкладке «Реквизиты» вносится информация, необходимая для расчетов с объектом размещения.

Реквизиты для приема оплаты переводом на карту

Пропустите этот шаг, если не планируете получать оплату от гостей переводом на карту и будете использовать только интернет-эквайринг.

Добавьте в пустое поле реквизиты для оплаты, как на примере, и нажмите «Сохранить». Гость увидит указанные реквизиты на последнем этапе бронирования номера и в ваучере.

Настройка выставления счетов

Если вы хотите выставлять гостям счета за бронирование – отметьте опцию «Принимать оплаты по счету» и внесите все необходимые реквизиты. Подгрузите изображение подписи и печати для размещения на бланке счета. Запросить счет при бронировании номера может только юридическое лицо или ИП.

Чтобы опция оплаты по счету была активна, необходимо будет включить ее в том числе и в способы оплаты при настройке тарифа.

Далее необходимо отметить нужные настройки формирования счетов.

Опция «Автоматически отправлять счет при бронировании в модуле» дает возможность гостю в модуле бронирования (и номера, и дополнительных услуг) выбрать способ оплаты по счету. При выборе оплаты по счету гость автоматически получит счет на электронную почту, указанную при бронировании.

Отображение опции для гостя на этапе оплаты бронирования

Опция «Автоматически создавать общий счет при бронировании на несколько номеров» позволяет гостю запрашивать единый счет на все забронированные номера и услуги.

После выбора необходимых опций, нажмите на кнопку «Сохранить».

Ставка НДС

Во вкладке «Ставка НДС» необходимо прописать все параметры налогообложения для вашего объекта.

Выберите систему налогообложения вашего объекта размещения. В списке представлены самые актуальные варианты.

Далее нужно выбрать формат НДС. По кнопке «i» можно посмотреть подробные описания всех форматов.

При необходимости налоговые условия можно детализировать для дополнительных услуг в счете. Для этого включите опцию детализации внизу экрана.

Вы можете отложить действия налоговых параметров, чтобы они начали действовать с конкретной даты. для этого введите нужные условия через кнопку «Настроить» в окошке «Отложенные параметры» в верхней части экрана.

Туристический налог

Во вкладке «Туристический налог» можно настроить все необходимые опции для корректного расчета: даты, ставку и минимальную сумму налога. По желанию в расчет налога можно включить также стоимость раннего заезда и позднего выезда.

Правила проживания

Во вкладке «Правила проживания» можно прописать краткие правила проживания, которые гость увидит в модуле бронирования при оформлении номера, и полные правила, которые получит на почту вместе с ваучером.

Так гость увидит краткие правила проживания и ссылку на полные правила на последнем этапе бронирваония номера в модуле.

При заполнении полных правил проживания система сама конвертирует их в PDF-формат для отправки гостю на почту вместе с ваучером.

Вы также можете загрузить уже готовый PDF-файл с правилами с вашего устройства.

Настройки номерного фонда и тарифов

Для полноценного запуска системы необходимо создать категории номеров в вашем объекте, привязать к ним номерной фонд, а также выполнить настройки тарифов и цен.

Настройки номерного фонда и тарифов

→ Настроить категории номеров и номерной фонд

→ Настроить тарифы

→ Настроить цены

После выполнения этих шагов у вас появится возможность вносить бронирования в разделе «Шахматка», а в дальнейшем установить модуль бронирования на сайт и в социальные сети.

Сообщение Запуск системы появились сначала на Бронируй Онлайн.

Создание нового тарифа

Чтобы создать основной тариф, перейдите в раздел «Номера и тарифы» → «Тарифы» (открыть в личном кабинете).

Далее нажмите кнопку «+Основной тариф» в правой верхней части экрана.

В открывшемся окне «Создание основного тарифа» необходимо указать:

• Название для гостей. Это название тарифа гости увидят в модуле бронирования.
• Название для внутреннего использования. Это название будете видеть только вы в личном кабинете.
• Питание. Тип выбранного питания гости увидят в модуле бронирования.

Чтобы завести типы питания, нужно перейти в раздел «Услуги питания».

После нажатия кнопки «Создать тариф» откроется страница для редактирования детальных параметров тарифа с четырьмя вкладками:

• Основные настройки.
• Ограничения.
• Дополнительные услуги.
• Оформление в модуле бронирования.

Редактирование созданного тарифа

Чтобы отредактировать существующий  тариф, зайдите в разделе «Номера и тарифы» → «Тарифы» (открыть в личном кабинете). Далее нажмите на название тарифа, чтобы попасть в настройки. Также зайти в настройки тарифа можно через меню действий справа, нажав «Редактировать тариф».

Вкладка «Основные настройки»

В данной вкладке вам необходимо настроить базовые параметры тарифа, которые разделены на логические блоки:

1. Основные настройки.
2. Питание.
3. Варианты оплаты в модуле.
4. Правила отмены.
5. Источники продаж.
6. Правила бронирования.

Основные настройки

Вы можете изменить ранее указанные названия тарифа (для гостей и внутреннее) и привязать к тарифу категории номеров.

Категории номеров, на которые распространяется тариф, нужно выбрать из выпадающего списка. Вы можете выбрать отдельные категории или сразу все категории через кнопку «Все категории».

Завести категории номеров можно в разделе «Категории номеров».

Питание

Ранее указанный тип питания можно изменить.

Завести типы питания можно в разделе «Услуги питания».

Варианты оплаты в модуле бронирования

Выбранные варианты оплаты будут доступны гостям в модуле бронирования для оплаты данного тарифа. Если для выбранных вариантов оплаты не настроены соответствующие реквизиты, в модуле бронирования они будут автоматически заменены на доступные варианты.

Один из вариантов оплаты должен быть выбран обязательно.

Новые варианты оплаты можно добавить с помощью кнопки «+Добавить вариант». При выборе того или иного варианта будет возможность перейти в соответствующий раздел личного кабинета и подготовить необходимые данные.

Для оплаты через банковский перевод необходимо будет добавить реквизиты счета или карты.

Для онлайн-оплаты необходимо будет подключить платежный шлюз.

Для подключения платежного шлюза перейдите в раздел «Платежный шлюз».

Правила отмены

К тарифу можно применить только одно правило отмены.

Добавить правило отмены можно с помощью кнопки «+Добавить правило». Можно указать название правила, тип штрафа (% от предоплаты, % от стоимости бронирования и т.д.), срок до заезда, при котором будет действовать штраф, и период действия штрафа.

Отдельно все правила отмены можно посмотреть из левого бокового меню: «Номера и тарифы» → «Тарифы» → вкладка «Правила отмены».

Источники продаж

Созданный тариф отобразится только в тех источниках продаж, которые будут отмечены. Если вы хотите ограничить показ тарифа в каком-либо источнике, необходимо убрать с него отметку.

На выбор доступно 3 источника:

1. Прямой. Этот способ активен всегда и дает возможность создавать бронирования с этим тарифом сможет администратор вручную.
2. Модуль бронирования. Создание бронирования с данным тарифом доступно гостям в модуле бронирования.
3. Менеджер каналов. Тариф будет передаваться в агрегаторы.

Правила бронирования

Необходимо указать, за сколько дней до заезда гость может забронировать номер. Например, 0 — только в день заезда, 1 — за день до и в день заезда, 2 — за два дня до заезда и т. д. В этом случае раньше указанного количества дней до заезда забронировать номер не получится.

Чтобы снять ограничение и сделать тариф доступным всегда, оставьте поле пустым.

Здесь же можно привязать правило раннего заезда или позднего выезда, настроить правило округления и ставку НДС.

Чтобы сохранить внесенные в тариф изменения, нажмите кнопку «Сохранить» слева внизу страницы. Чтобы удалить тариф нажмите кнопку «Удалить тариф» справа внизу страницы.

Вкладка «Оформление в модуле бронирования»

Если основной тариф с заведенными условиями будет доступен из модуля бронирования, для него можно добавить продающее описание, чтобы сделать его более привлекательным и понятным для гостей.

Заполнять описание для модуля бронирования не обязательно. Если вы не хотите добавлять информацию или не планируете показывать основной тариф в модуле — оставьте эти поля пустыми.

При необходимости можно добавить к основному тарифу более детальные настройки через вкладки «Ограничения» и «Дополнительные услуги».

Чтобы тариф стал доступен к продаже, установите стоимость проживания для нового тарифа в разделе «Цены»

Чтобы создать и настроить дополнительные тарифы, перейдите к разделу «Наследуемые тарифы».

Сообщение Создание и настройка основного тарифа появились сначала на Бронируй Онлайн.