• Создавать и редактировать счета.
• Распределять оплату между разными плательщиками.
• Принимать оплату и оформлять возвраты.
• Контролировать задолженность по бронированию.

Тип счета: общий счет бронирования

Подходит, если:

• Один плательщик оплачивает все бронирование,
• Нужно объединить все услуги и проживание в один документ.

Особенности:

• Включает все номера и услуги в бронировании.
• Не привязан к конкретному номеру.

Тип счета: по номеру

Подходит, если:

• Гости оплачивают отдельно.
• Нужно разделить оплату по номерам.

Особенности:

• Содержит только услуги и проживание конкретного номера.
• Нельзя добавить услуги других номеров.

Счет при индивидуальном бронировании

Создаётся один счет на номер, который включает:

• Проживание.
• Все связанные услуги.

Счет при групповом бронировании

По умолчанию создается отдельный счет для каждого номера. Дополнительно можно включить автоматическое создание одного общего счета на все бронирование

Что входит в счет

Счет содержит:

• Основные данные:
  • Номер и дата счетаПлательщик (гость или компания)
  • Реквизиты получателя
• Услуги:
  • Проживание (по каждому номеру)
  • Дополнительные услуги (завтрак, трансфер и т.д.)

Особенности:

• Каждая услуга — отдельной строкой.
• Бесплатные услуги отображаются с нулевой стоимостью.
• Отмененные услуги не попадают в печатную форму.

В зависимости от типа плательщика (физ. лицо или юр. лицо или ИП), содержание реквизитов покупателя в счете может меняться.

Суммы в счете

В счете отображаются:

• «Сумма» — общая стоимость.

• «Оплачено» — сколько уже внесено.

• «К оплате» — остаток к внесению.

• «К возврату» — размер переплаты (если есть).

Работа с оплатами

Можно внести оплату:

• По конкретной услуге.

• По счету целиком.

• По всему бронированию.

Доступные способы оплаты:

• Наличные.
• Карта через терминал.
• Банковский перевод (для физ. лиц).
• Оплата по счету (для компаний).
• Оплата в ОТА.

Возвраты

Если была переплата или отмена услуги:

• Можно оформить полный или частичный возврат.
• Сумма возврата рассчитывается автоматически.

Разделение и перенос услуг

Можно:

• Разделить стоимость услуги между несколькими счетами.
• Перенести услугу в другой счет.

Важно:

• Количество услуги не меняется.
• Меняется только сумма.

Объединение счетов

Можно объединить несколько счетов в один.

При этом:

• Все услуги и оплаты объединяются.
• Старые счета удаляются.
• Создаётся новый общий счет.

Сводная информация

В верхней части раздела отображается:

• Общая сумма по бронированию.
• Сколько оплачено.
• Сколько осталось оплатить.
• Сумма к возврату.

Статусы счетов

Счет автоматически получает один из возможных статусов:

• Ожидает оплаты;
• Частично оплачен;
• Полностью оплачен.
• Возврат.

Статус зависит только от фактических оплат.

Документы

Каждый счет можно:

• Скачать (PDF / DOC).
• Распечатать.
• Отправить гостю.

Чек полного расчета

При наличии ККМ для полностью оплаченного счета можно сформировать чек полного расчета.

Важно знать

• Сумма всех счетов не может превышать стоимость бронирования.
• Каждый плательщик оплачивает только свою часть.
• Все расчеты автоматически пересчитываются при изменениях.

Сообщение Платежи и плательщики появились сначала на Бронируй Онлайн.

Резервация номера

Если бронирование поступило по тарифу, в котором установлен вариант оплаты «Предоплата», гость получит уведомление с темой «Ваш номер зарезервирован».

Бронирование оформлено

Если бронирование поступило по тарифу, в котором установлен вариант оплаты «Оплата на месте», гость получит уведомление с темой «Ваше бронирование оформлено».

Бронирование ожидает оплаты

Если гость не внес оплату, отельер может вручную направить напоминание через карточку бронирования. Гость получит уведомление с темой «Ваше бронирование ожидает оплаты».

Бронирование подтверждено

Если бронирование подтверждено, гость получит уведомление с темой «Ваше бронирование подтверждено». Если необходимо внести оплата, в письме будут отображаться данные для внесения.

Бронирование отменено отельером

Если бронирование отменено через личный кабинет, гость получит уведомление с темой «Ваше бронирование отменено владельцем».

Бронирование отменено гостем

Если гость отменит бронирование самостоятельно, он получит уведомление с темой «Ваше бронирование успешно отменено».

Сообщение Уведомления, поступающие на почту гостя появились сначала на Бронируй Онлайн.

Внесение оплаты

Чтобы внести оплату, зайдите в карточку бронирования и нажмите кнопку «Внести оплату».

Далее выберите подходящий способ оплаты. Предлагаемые варианты оплаты будут отличаться, в зависимости от подключенных в личном кабинете инструментов:

• Наличные.
• Картой через терминал.
• Банковский перевод (для физ. лиц).
• Оплата в OTA.

Затем отметьте чекбоксы позиций, за которые необходимо внести оплату, и укажите вносимую сумму. В конце нажмите кнопку «Сохранить».

Оформление возврата

Чтобы оформить возврат внесенной суммы, откройте карточку бронирования и нажмите кнопку «Оформить возврат».

• Выберите способ возврата.
• Выберите чекбоксы позиций, за которые необходимо вернуть оплату.
• Укажите сумму возврата.
• Нажмите кнопку «Произвести возврат».

Сообщение Внесение оплаты и оформление возврата появились сначала на Бронируй Онлайн.

Поиск бронирования

Введите в верхней строке личного кабинета номер бронирования, фамилию или имя гостя либо заказчика, номер телефона гостя или заказчика, а затем нажмите на иконку лупы, либо выберите предложенный системой вариант.

При нажатии на предложенный вариант откроется бронирование.

При нажатии на иконку лупы отобразится страница результатов поиска с карточками бронирований, подходящими под поисковый запрос, нажмите на нужную карточку.

Поиск бронирования в шахматке

Через то же поле поиска можно найти бронирование в разделе «Шахматка» (открыть в личном кабинете). Для этого введите в поле номер бронирования, фамилию или имя гостя либо заказчика, номер телефона гостя или заказчика и нажмите на кнопку «Искать».

Система подсветит нужную бронь, а остальные брони будут полупрозрачными.

Работа с бронированием

В карточке бронирования можно выполнять следующие действия:

• Изменять статус бронирования. Если вы ошибочно выбрали тот или иной статус, есть возможность вернуть прежний.
• Изменять номер комнаты. Для выбора доступны свободные номера в рамках указанной категории номера.
• Изменять цель поездки.

При отмене бронирования доступны причины отмены: «По просьбе гостя», «Не поступила оплата», «Бронь создана по ошибке», «Другое» с указанием комментария.

• Добавлять гостей в бронирование.
• Открывать анкету гостя или заказчика.
• Связываться с гостем или заказчиком в WhatsApp, Телеграм или по телефону.
• Переходить в карточку забронированной услуги (если услуга забронирована совместно с проживанием).

• Просматривать документы по бронированию: ваучер, счета и другие.
• Взаимодействовать с задачами по бронированию.
• Оформлять возврат внесенной ранее оплаты, в том числе за услугу (если услуга забронирована совместно с проживанием).
• Управлять оплатой: вносить оплату, выставлять счет (при заполненных реквизитах), отправлять ссылки на оплату (при активном платежном шлюзе), выдавать чеки полного расчета (при активной ККМ).

Подробнее о подключении ККМ в разделе «Подключение платежного шлюза».

Редактирование бронирования

Чтобы внести изменения в детали бронирования перейдите в режим редактирования. Для этого нажмите на меню взаимодействия напротив номера бронирования, и далее на кнопку «Редактировать бронь».

На первом этапе редактирования можно изменить следующие параметры:

• Период проживания.
• Параметры размещения: категория номера, количество гостей, тариф и номер.
• Время расчетного часа.
• Стоимость проживания и размер предоплаты.

Помимо этого, на данном этапе отображаются итоговые расчеты за проживание. 

После нажатия на кнопку «Продолжить» на втором этапе редактирования отображаются следующие параметры:

• Включенные в бронирование услуги.
• Редактирование включённых услуг.
• Добавление услуг в бронирование.

Помимо этого, на данном этапе отображаются итоговые расчеты за проживание совместно с услугами. 

После нажатия на кнопку «Продолжить» на третьем этапе редактирования можно изменить следующие параметры:

• Данные заказчика.
• Данные гостей.
• Данные компании-заказчика.
• Данные компании-агента.
• Комментарий к бронированию.

Помимо этого, на данном этапе отображаются итоговые расчеты за бронирование. 

Меню взаимодействия

В зависимости от статуса бронирования и подключенных в личном кабинете инструментов, пункты меню взаимодействия будут отличаться.

Важно

Пункт «Редактировать бронь» доступен в бронирования со всеми статусами, кроме «Выселить» и «Отменить».

Сообщение Поиск и работа с бронированием появились сначала на Бронируй Онлайн.

После создания групповой брони вы можете управлять ей в разделе «Бронирования» (открыть в личном кабинете).

Работа с отдельным бронированием из группы

Перейдите в раздел «Бронирования» (открыть в личном кабинете).

Чтобы отобразить групповое бронирование, введите в поле поиска в шапке страницы номер одного из бронирований группы, фамилию гостя или заказчика. Отличительным признаком группового бронирования является наличие наименования группы и иконки связанных бронирований.

При открытии карточки бронирования отображается стандартный интерфейс деталей. Дополнительно отображается блок «Группа», который содержит в себе наименование группы и краткую информацию о бронированиях, входящих в группу.

Из карточки текущего бронирования можно перейти к другим бронированиям группы, нажав на номер брони, или на страницу просмотра всего группового бронирования, нажав на наименование группы. 

По умолчанию каждой группе присваивается название «Без названия», которое можно изменить.

Страница группового бронирования

На странице группового бронирования доступен стандартный функционал редактирования. Вы можете:

1. Просматривать ваучер группового бронирования.
2. Добавлять бронирования в группу.
3. Добавлять гостей в бронирования.
4. Изменять название группы.
5. Изменять данные заказчика.
6. Изменять номера размещения.
7. Изменять статус бронирования — как для одного, так и для нескольких одновременно (с помощью чек-боксов).

Оплата группового бронирования

При нажатии кнопки «Внести оплату» в бронировании, входящем в группу, отображается стандартное окно внесения оплаты с дополнительной возможностью выбора номеров размещения. Вы можете выбрать один или несколько номеров и указать сумму внесения для каждого выбранного номера.

Выставление счета

При нажатии кнопки «Выставить счет» в бронировании, входящем в группу, отображается стандартное окно выставления счета с дополнительной возможностью выбора номеров размещения, по которым необходимо сформировать счет, а также указать необходимость формирования закрывающих документов.

Для выставления счета предварительно необходимо включить прием оплаты по счету и заполнить реквизиты счета в разделе «Настройки отеля» (открыть в личном кабинете).

В этом же разделе можно настроить автоматическую отправку счета при создании группового бронирования в модуле или создание общего счета для всей группы (если требуется один счет вместо отдельных счетов для каждого бронирования).

Сообщение Просмотр группового бронирования появились сначала на Бронируй Онлайн.

Забронировать несколько номеров одной категории

Для создания быстрого бронирования нажмите кнопку «+» в верхнем левом углу кабинета.

В открывшемся окне выберите действие: «Забронировать номер» или «Резерв».

• «Забронировать номер» — создать полноценное бронирование с указанием данных гостей.
• «Резерв» — временный резерв для неподтвержденных бронирований. Для создания резерва достаточно указать только период проживания, категорию номера и количество гостей. Позже можно будет перевести резерв в полноценную бронь или снять.

В открывшемся окне укажите даты заезда и выезда, категорию номера и количество гостей в номере.

Далее укажите количество номеров и выберите тариф.

Обратите внимание

По умолчанию в поле «№ комнаты» выбрана опция «Без номера». Можно оставить этот вариант, и все брони появятся в шахматке в строке «Без номера».

Если вы хотите сразу указать конкретные номера, в поле «№ комнаты» нажмите на пункт «Без номера», чтобы снять выделение. 

Затем выделите в списке нужные номера. 

При необходимости вы можете отредактировать указанную для категории стоимость проживания. При редактировании стоимости одного номера система умножит ее на количество номеров в группе. 

Далее нажмите кнопку «Продолжить» и перейдите к добавлению услуг.

В открывшемся окне добавьте к проживанию услуги, если требуется. Система подскажет, к какому номеру они добавляются.

Нажмите «Продолжить».

Укажите данные для оформления:

• при необходимости — название группового бронирования (поле можно оставить пустым);
• контактные данные заказчика.

Далее отметьте «Добавить гостя», если хотите сразу внести данные проживающих по категориям или номерам.

После заполнения нажмите «Сохранить».

Созданная бронь отобразится в разделе «Бронирования» (открыть в личном кабинете).

Подробнее о работе с созданной групповой бронью — в разделе «Просмотр группового бронирования».

Забронировать несколько номеров разных категорий

Для создания быстрого бронирования нажмите кнопку «+» в верхнем левом углу кабинета.

В открывшемся окне выберите действие: «Забронировать номер» или «Резерв».

• Забронировать номер — создать полноценное бронирование с указанием данных гостей.
• Резерв — временный резерв для неподтвержденных бронирований. Для создания резерва достаточно указать только период проживания, категорию номера и количество гостей. Позже можно будет перевести резерв в полноценную бронь или снять.

В открывшемся окне укажите даты заезда и выезда, одну из нужных категорий номера и количество гостей в номере этой категории.

Далее укажите количество номеров этой категории и выберите тариф.

Обратите внимание

По умолчанию в поле «№ комнаты» выбрана опция «Без номера». Можно оставить этот вариант, и все брони появятся в шахматке в строке «Без номера».

Если вы хотите сразу указать конкретные номера, в поле «№ комнаты» нажмите на пункт «Без номера», чтобы снять выделение. 

Затем выделите в списке нужные номера. 

При необходимости вы можете отредактировать указанную для категории стоимость проживания. При редактировании стоимости одного номера система умножит ее на количество номеров в группе. 

Чтобы добавить в этой брони еще одну категорию, пролистайте ниже и нажмите «Добавить категорию».

Внесите все данные по второй категории, включая номер комнаты, если он уже известен. 

При необходимости добавьте еще несколько категорий и заполните их по аналогии.

Далее нажмите кнопку «Продолжить» и перейдите к добавлению услуг.

В открывшемся окне добавьте к проживанию услуги, если требуется. Система подскажет, к какому номеру они добавляются.

Нажмите «Продолжить».

Укажите данные для оформления:

• при необходимости — название группового бронирования (поле можно оставить пустым);
• контактные данные заказчика.

Далее отметьте «Добавить гостя», если хотите сразу внести данные проживающих по категориям или номерам.

После заполнения нажмите «Сохранить».

Созданная бронь отобразится в разделе «Бронирования» (открыть в личном кабинете).

Подробнее о работе с созданной групповой бронью — в разделе «Просмотр группового бронирования».

Забронировать несколько номеров с разными тарифами

Для создания быстрого бронирования нажмите кнопку «+» в верхнем левом углу кабинета.

В открывшемся окне выберите действие: «Забронировать номер» или «Резерв».

• Забронировать номер — создать полноценное бронирование с указанием данных гостей.
• Резерв — временный резерв для неподтвержденных бронирований. Для создания резерва достаточно указать только период проживания, категорию номера и количество гостей. Позже можно будет перевести резерв в полноценную бронь или снять.

В открывшемся окне укажите даты заезда и выезда, одну из нужных категорий номера и количество гостей в номере этой категории.

Далее укажите количество номеров, к которым будет привязан один тариф.

Обратите внимание

По умолчанию в поле «№ комнаты» выбрана опция «Без номера». Можно оставить этот вариант, и все брони появятся в шахматке в строке «Без номера».

Если вы хотите сразу указать конкретные номера, в поле «№ комнаты» нажмите на пункт «Без номера», чтобы снять выделение. 

Затем выделите в списке нужные номера. 

При необходимости вы можете отредактировать указанную для категории стоимость проживания. При редактировании стоимости одного номера система умножит ее на количество номеров указанной категории. 

Чтобы добавить в этой брони номер с другим тарифом, пролистайте ниже и нажмите «Добавить категорию».

Выберите ту же категорию, но другой тариф.

Внесите все данные по номерам со вторым тарифом, включая номер комнаты, если он уже известен. 

При необходимости добавьте еще несколько категорий с другими тарифами и заполните их по аналогии.

Далее нажмите кнопку «Продолжить» и перейдите к добавлению услуг.

В открывшемся окне добавьте к проживанию услуги, если требуется. Система подскажет, к какому номеру они добавляются.

Нажмите «Продолжить».

Укажите данные для оформления:

• при необходимости — название группового бронирования (поле можно оставить пустым);
• контактные данные заказчика.

Далее отметьте «Добавить гостя», если хотите сразу внести данные проживающих по категориям или номерам.

После заполнения нажмите «Сохранить».

Созданная бронь отобразится в разделе «Бронирования» (открыть в личном кабинете).

Подробнее о работе с созданной групповой бронью — в разделе «Просмотр группового бронирования».

Сообщение Создать групповую бронь с помощью быстрого бронирования появились сначала на Бронируй Онлайн.

Для создания бронирования через шахматку перейдите в раздел «Шахматка» в боковом меню (открыть в личном кабинете).

При работе с компьютера: найдите нужный номер в таблице и зажмите левой кнопкой мыши пустую ячейку под датой заезда, затем протяните до даты выезда и отпустите кнопку мыши.

При работе с телефона: необходимо дважды нажать на пустую ячейку в номере, чтобы вызвать меню управления номером.

В открывшемся окне управления номером нажмите «Создать бронь» (при необходимости здесь же можно изменить выбранный период дат).

В форме бронирования укажите количество гостей и тариф, а затем нажмите «Продолжить».

Вы можете изменить любую предустановленную информацию по бронированию, включая стоимость номера и необходимую предоплату.

На следующем этапе вы можете добавить услуги к бронированию. 

В блоке «Заказчик» нажмите на поле «Выберите заказчика» и начните вводить фамилию, имя, номер телефона или email. Выберите подходящий профиль из списка. 

Если профиль еще не создан, нажмите на кнопку «Создать и добавить нового гостя».

Заполните обязательные поля в открывшемся блоке, по возможности укажите электронную почту Затем нажмите «Сохранить и добавить в бронирование».

На этом этапе бронирование уже можно сохранить.

Если заказчик и гость — разные люди, то в блоке «Гости» нажмите «Добавить гостя» и внесите данные по аналогии с заполнением блока «Заказчик». 

Остальная информация — опциональна.

Спуститесь в конец окна и отметьте «Перейти в карточку брони», если хотите, чтобы после создания брони сразу открылась ее карточка. Нажмите «Сохранить».

Сообщение Добавить бронирование через шахматку появились сначала на Бронируй Онлайн.

В открывшемся окне выберите опцию «Забронировать номер»:

Бронирование проживания

В открывшемся окне необходимо заполнить:

• Дату заезда и дату выезда.
• Категорию номера.
• Количество гостей (вы указываете количество гостей для размещения в 1 номере).
• Количество номеров (если вы хотите забронировать несколько номеров одной категории).
• Тариф.
• Номер комнаты (или несколько номеров комнат, если в «количестве номеров» было указано больше одного)
• Время заезда и выезда (если оно отличается от стандартного)

Стоимость номера и размер предоплаты подтягивается в бронь автоматически, исходя из условий выбранного тарифа. Если вам нужно изменить эти поля вручную, сначала нажмите на кнопку «Изменить цену».

Если в рамках одного бронирования нужно добавить еще один номер другой категории, нажмите на кнопку «+Добавить категорию» и заполните такие же поля для добавленного номера.

После внесения всех данных нажмите на кнопку «Продолжить».

Добавление услуг

У вас откроется окно добавления услуг, где вы при необходимости можете выбрать или откорректировать для этой брони услуги питания, услуги в номере и услуги на территории. Если в выбранный тариф входят какие-то услуги, у них будет соответствующие пометки «Бесплатно» и «Включено в тариф».

При необходимости можно добавить дополнительное питание через иконку «+» напротив нужной услуги.

По умолчанию дополнительное питание предлагается на всех гостей, указанных в брони. Если вы хотите отредактировать цену дополнительного питания или количество гостей — нажмите на иконку карандаша у нужного поля.

При необходимости вы можете настроить и добавить услуги в номере или на территории:

Если к бронированию не нужно добавлять никаких услуг, просто нажмите кнопку «Продолжить» внизу окна.

Далее введите данные гостя или выберите из существующих.

Для создания нового гостя вам понадобится имя, фамилия и телефон. При необходимости можно добавить адрес электронной почты.

Вы также можете добавить данные дополнительных гостей через кнопку «Добавить гостя», указать компанию-заказчик или компанию-агент.

Ниже можно добавить дополнительные пожелания гостя, источник брони, цель поездки и тип размещения.

Далее нажмите на кнопку «Сохранить». Если вы хотите перейти в карточку созданной брони сразу после сохранения, поставьте галочку в ячейке «Перейти в карточку брони» перед тем, как нажать на кнопку сохранения.

Созданное бронирование отобразится в «Шахматке» (открыть раздел в личном кабинете) и разделе «Бронирования» (открыть раздел в личном кабинете).

Сообщение Быстрое бронирование через + появились сначала на Бронируй Онлайн.